Pełnomocnictwa w spółce. Odpowiedzialność pełnomocnika w pytaniach i odpowiedziach

Zarządzając spółką, zdarza się, że udzielasz licznych pełnomocnictw licząc, że to pracownicy – pełnomocnicy będą ponosić odpowiedzialność, na przykład za zawarte umowy.

Musisz jednak pamiętać, że pełnomocnik działa w imieniu reprezentowanej spółki i na jej rzecz. Oznacza to, że czynność prawna dokonana przez pełnomocnika w granicach jego umocowania wywołuje skutki prawne bezpośrednio dla spółki.

Odpowiedzialność prawną i finansową za czynności podjęte przez pełnomocnika ponosi reprezentowana przez niego spółka.

Pełnomocnik nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich (w tym wobec urzędów) za czynności dokonane w imieniu spółki.

Pełnomocnik będzie odpowiadać wobec osób trzecich dopiero wtedy, gdy działa bez umocowania lub przekroczy granice umocowania.

Jeżeli bowiem tylko pracownik – pełnomocnik będzie w stanie wykazać brak winy i działanie w ramach nieprecyzyjnego (zazwyczaj) pełnomocnictwa to nie odpowie za szkodę, która powstała na skutek dokonanej czynności.

Ostatecznie ta odpowiedzialność może spaść na Zarząd – za brak należytej staranności w zakresie upełnomocniania do działania w imieniu spółki.

Z pełnomocnictwami jest też czasami niezły bałagan i wątpliwości. Zdarza się, że nie wiadomo do kiedy obowiązują, czy dają umocowanie do zawierania umów do wysokości ceny/wynagrodzenia netto czy brutto.

Z karami umownymi czy bez, w złotych polskich czy w innej walucie, czy na ich podstawie można też odstąpić od umowy, wypowiedzieć ją itd., itp.

Z tego artykułu dowiesz się:

• na czym polega odpowiedzialność pełnomocnika wobec spółki
• czy członek zarządu może być pełnomocnikiem w spółce
• czy członek rady nadzorczej może być pełnomocnikiem w spółce
• kim jest pełnomocnik
• co to jest i jak stworzyć system bezpiecznych pełnomocnictw w spółce
• co to jest pełnomocnictwo ogóle i szczególne oraz pełnomocnictwo rodzajowe.

Zapraszam do lektury!

Odpowiedzialność pełnomocnika wobec spółki 

• Pełnomocnik ponosi odpowiedzialność wobec spółki w ramach łączącego pełnomocnika i spółkę stosunku prawnego.
• Jeśli pełnomocnik w wyniku nierzetelnego działania zawinionego spowodował, że spółka poniosła stratę, wówczas pełnomocnik odpowiada za powstałą w ten sposób szkodę.

I teraz coś, o czym często dyskutuję z moimi Uczestnikami podczas szkoleń.

A mianowicie czy pełnomocnik będący pracownikiem powinni otrzymywać jakieś dodatkowe wynagrodzenie?

Otóż, przyznać należy, że bardzo często w firmach pracownicy wykonują zadania właściwe dla swojego stanowiska a jednocześnie są pełnomocnikami spółki (czyli wykonują za nas [Zarząd] jakieś czynności) i z tytułu udzielonego pełnomocnictwa podnoszą – jakby nie było – odpowiedzialność w granicach treści tego pełnomocnictwa.

A zatem gdyby uwzględnić zasadę „tyle wynagrodzenia, ile odpowiedzialności” to niewątpliwie jest to argument za jakimś dodatkowym elementem wynagrodzenia dla pełnomocników.

Członek zarządu pełnomocnikiem spółki

Na szkoleniach Akademii Stosowania Prawa pada też pytanie:

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki kapitałowej?

Moja odpowiedź brzmi: TAK.

Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 24 kwietnia 2014 r. III CZP 17/14:

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony według umowy spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do czynności określonego rodzaju.

Prezes zarządu także może być pełnomocnikiem spółki. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 lutego 2010 r. IV CSK 416/09:

Właściwie reprezentowana spółka może udzielić pełnomocnictwa do dokonania czynności prawnej osobie, która pełni funkcję prezesa zarządu.

Ale czy członek rady nadzorczej może być pełnomocnikiem spółki kapitałowej?

Moja odpowiedź brzmi: NIE.

Co do zasady rada nadzorcza nie powinna reprezentować spółki wobec osób trzecich. Udzielenie pełnomocnictwa członkowi rady byłoby zatem sprzeczne z tą zasadą.

Ponadto biorąc pod uwagę to, że prokurent nie może być członkiem rady nadzorczej, a prokura to rodzaj pełnomocnictwa, uzasadniony jest wniosek, że udzielenie także innego rodzaju pełnomocnictwa członkowi rady nadzorczej nie jest dopuszczalne. W przeciwnym razie dochodziłoby do zamazania rozdziału funkcji zarządczych i nadzorczych.

Członkowie rady nadzorczej oceniając działania członków zarządu, rozliczaliby zarząd też z czynności dokonanych przez ustanowionych przez niego pełnomocników. Byliby więc poniekąd sędziami we własnych sprawach.

Przeczytaj też koniecznie:

• Odpowiedzialność zarządu za mobbing w pracy
• Ochrona sygnalistów
• Prezes Zarządu na zwolnieniu lekarskim

Rozwiązaniem może być prokura

Pełnomocnictwa to jeden ze sposobów zlecenia za zarząd czynności. Inny sposobem jest ustanowienie prokurentów.

Błędów w tym zakresie  w spółkach jest co nie miara. Główny problem: zarząd powołuje prokurentów i czasami oni mogą w spółkach więcej niż sam zarząd.

Jak to się dzieje? Prosto.

Zarząd w umowie spółki czy statucie ma określone ograniczenia ale tych ograniczeń nie przenosi na prokurentów, bo nie rozumie czasami kim są owi prokurenci oraz, że można z nim zawrzeć umowę i ustalić co mogą konkretnie robić a co nie. Zatem, zachęcam za cenę karnetu narciarskiego skorzystaj z przygotowanego przeze mnie wzoru (zobacz TUTAJ>>).

Kim jest pełnomocnik

Podczas mojej kariery zawodowej poznałam zarówno Zarządy, które wszystko robią samodzielnie niczym „Zosia – samosia” i – co do zasady – nie ustanawiają pełnomocników.

Jak również takie, które lubują się w udzielaniu pełnomocnictw do najróżniejszych zadań. Generalnie i jeden i drugi styl zarządzania jest dobry, pod warunkiem jednak, że wsparty jest – szczególnie ten drugi – odpowiednimi procedurami.

Pełnomocnik to taki nasz zastępca w danej sprawie i jeśli nie posiada on aż takich kompetencji, doświadczenia i wiedzy jak my, to może się finalnie okazać, że czynność do której daliśmy pełnomocnictwo zrodziła nie lada problemy.

Na przykład:

Udzieliliśmy pełnomocnictwa przedstawicielowi handlowemu do zawierania umów sprzedaży naszych produktów/usług do określonej kwoty i pracownik ten takie umowy zawierał, a może nawet i otrzymywał tzw. premie od sprzedaży. Nie mając przygotowania prawniczego/odpowiedniej wiedzy, nasz pracownik nie był jednak w stanie ocenić innych zapisów z tych umów za wyjątkiem dopilnowania przedmiotu sprzedaży, ceny i terminu dostawy.

Okazało się po jakimś czasie, że kontrahent obciąża naszą firmę dużymi karami umownymi a także wycenia sobie utracone korzyści. Uznając, że skoro dostawa produktów nastąpiła z opóźnieniem to zgodnie z zapisami zawartej z naszym pełnomocnikiem umowy ma prawo naliczyć zarówno kary umowne, jak i wycenić sobie utracone korzyści za to, że nie otrzymał produktów w terminie.

Problem Zarządów, które wykorzystują niewątpliwie pomocną instytucję pełnomocnictw w zarządzaniu polega na tym, że pełnomocnictwa te są nieprecyzyjne.

I są udzielane osobom, które z racji swojego stanowiska / wykształcenia / doświadczenia nie powinny być naszymi „zastępcami” w danym zadaniu.

Jako Zarząd musisz znać się na „wszystkim” (o czym napiszę w osobnym poście) ale już nasi pracownicy – pełnomocnicy nie.  Zatem albo przekażemy konkretne instrukcje jak pełnomocnicy mają działać w naszym imieniu, albo musimy liczyć się z tym, że od czasu do czasu wystąpi jakiś fuck-up za który finalnie my możemy odpowiadać.

Jak stworzyć bezpieczny system pełnomocnictw?

Jak możesz stworzyć bezpieczny system pełnomocnictw w swojej spółce? Oto jak:

• Należy wprowadzić wewnętrzne procedury przez Zarząd spółki, które określą ścieżkę postępowania w zakresie uzyskania i wykonywania pełnomocnictw lub upoważnień oraz określają zasady prowadzenia rejestru pełnomocnictw i upoważnień.
• Można skorzystać ze specjalnych usług np. „Bezpieczny notariat” – narzędzie skierowane nie tylko do notariuszy, lecz także do wszystkich osób posługujących się w pracy, biznesie lub życiu codziennym pełnomocnictwami.

System udzielania pełnomocnictw powinien być przemyślany i dobrze zorganizowany.

Jak do tego doprowadzić?

Przede wszystkim należy ustalić do jakich czynności udzielamy w spółce pełnomocnictw i czy na pewno nad nimi panujemy.

Nie powinna bowiem zdarzyć się sytuacja kiedy np. rozwiązujemy z pracownikiem umowę o pracę. Nie odwołujemy udzielonego mu pełnomocnictwa i nadal może on na jego podstawie zawierać istotne dla spółki umowy (!).

Niestety, takie sytuacje nie należą wcale do rzadkości.

Jeśli tylko taki pełnomocnik zawrze umowę w granicach pełnomocnictwa, to będą to czynności ważne i wywołają skutek dla naszej spółki nawet jeśli byłyby to kontrakty niepotrzebne/niekorzystne.

Dlatego kluczowe jest, aby unikać udzielania pełnomocnictw ogólnych.

A pełnomocnictwa rodzajowe czy szczególne odpowiednio precyzować i ustalać termin ich ważności oraz wprowadzić w spółce np. Regulamin/Instrukcję pełnomocnictw – przykładowy wzór znajdziesz tutaj

Sprawdzone wzory pełnomocnictw w spółce do natychmiastowego zastosowania

Poniżej kilka przykładów poprawnych – moim zdaniem – pełnomocnictw:

###

PRZYKŁAD – PEŁNOMOCNICTWO OGÓLNE

[***] dnia [***]

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do reprezentowania i zaciągania zobowiązań w imieniu Spółki. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

 PRZYKŁAD – PEŁNOMOCNICTWO RODZAJOWE

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do zatrudniania pracowników oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych, a także rozwiązywania umów o pracę i umów cywilnoprawnych w imieniu Spółki. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

 PRZYKŁAD – PEŁNOMOCNICTWO SZCZEGÓLNE

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży produktów będących w ofercie Spółki spółce z siedzibą w [***] mieszczącej się pod adresem: [***], wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], posiadającej REGON [***], NIP [***] za cenę 50.000,00 złotych netto, z wyłączeniem zapisów dotyczących kar umownych. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

Z orzecznictwa Sądu Najwyższego …

W praktyce spółki mają problem z rozróżnieniem pełnomocnictwa ogólnego od rodzajowego. Pomocna może być wykładnia zawarta w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 16 stycznia 2014 r., sygn. akt I ACa 1080/13 zgodnie z którym:

Kryterium rozróżnienia między pełnomocnictwem ogólnym a gatunkowym zasadza się na tym, że pierwsze nie określa w ogóle ani nie wyodrębnia tych czynności prawnych do jakich pełnomocnik został umocowany, stwarzając dla niego generalne upoważnienie do działania w imieniu mocodawcy we wszelkich sferach jego działalności. [i takich lepiej nie udzielać!].

Natomiast pełnomocnictwo gatunkowe (rodzajowe) określa rodzaj czynności prawnych, do działania których w imieniu mocodawcy uprawniony jest jego pełnomocnik. Zakresem umocowania obejmuje ono dokonywanie w imieniu mocodawcy czynności prawnych należących do określonej ich kategorii. Może ono zostać ograniczone przez wskazanie dodatkowych cech takiej czynności prawnej, w szczególności jej przedmiotu lub podmiotu będącego drugą stroną umowy. Dochodzi wówczas do doprecyzowania zakresu umocowania pełnomocnika (np. zawieranie umów sprzedaży czy umów leasingu rzeczy określonego rodzaju, zawieranie umów sprzedaży z konsumentami). Również w przypadku tego pełnomocnictwa zakresem umocowania mogą być objęte inne niż czynności prawne czyny zgodne z prawem, będące zdarzeniami prawnymi (np. kierowanie do dłużników wezwań określonego rodzaju).

Pełnomocnictwa w spółce – najczęściej zadawane pytania

Sprawdźmy, o co najczęściej mnie pytacie:

Kto udziela pełnomocnictwa w imieniu spółki?

Rzeczą oczywistą jest, że pełnomocnika w spółce ustanawia organ zarządczy. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, do składania oświadczeń woli w imieniu spółki jest uprawnionych dwóch członków zarządu działających łącznie, to w takiej formie udzielają pełnomocnictwa.

Czy pełnomocnik odpowiada za długi spółki?

Zg0dnie z przepisani prawa spółek za zaległości podatkowe spółki kapitałowej (i każdej innej też) mogą odpowiadać nie tylko członkowie zarządu, a także pełnomocnicy i wspólnicy spółki z o.o. w organizacji. A zatem pełnomocnik ponosi również odpowiedzialność za długi i zobowiązania spółki.

Czy można udzielić pełnomocnictwa spółce?

Oczywiście! Przepisy prawa cywilnego w art,  95 – 109 – uwaga – nie ograniczają możliwości udzielania pełnomocnictwa do osób fizycznych. Oznacza to, iż zasadniczo pełnomocnikiem może być ustanowiona również osoba prawna, np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

***

Drogi Czytelniku, jeśli w zarządzanej przez Ciebie spółce udzieliłeś pełnomocnictw pracownikom do zawierania umów w imieniu spółki – zorganizuj szkolenie zamknięte z zawierania i zabezpieczania umów w obrocie gospodarczym.

Przykładowy program, z którego skorzystało już mnóstwo firm znajdziesz tutaj >>

Monika Drab
radca prawny

***

Odpowiedzialność członka zarządu za weksel

Niewątpliwie, jako członkowie Zarządu zawieramy wiele umów. Jak je zabezpieczać najlepiej dla naszej spółki będę jeszcze nie raz pisała.

Dziś o tym, na co trzeba zwrócić uwagę, aby zmniejszyć lub wyeliminować ryzyko odpowiedzialności majątkiem osobistym za weksel podpisany przez nas – jak sądziliśmy – w imieniu firmy.

Zdarzyła się bowiem taka sytuacja… [Czytaj dalej…]