Pełnomocnik w spółce – Odpowiedzialność w pytaniach i odpowiedziach

Pełnomocnik w spółce – kto to?

Zarządzając spółką, zdarza się, że udzielasz licznych pełnomocnictw licząc, że to pracownicy – pełnomocnicy będą ponosić odpowiedzialność, na przykład za zawarte umowy.

Musisz jednak pamiętać, że pełnomocnik działa w imieniu reprezentowanej spółki i na jej rzecz. Oznacza to, że czynność prawna dokonana przez pełnomocnika w granicach jego umocowania wywołuje skutki prawne bezpośrednio dla spółki.

Odpowiedzialność prawną i finansową za czynności podjęte przez pełnomocnika ponosi reprezentowana przez niego spółka.

Pełnomocnik nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich (w tym wobec urzędów) za czynności dokonane w imieniu spółki.

Pełnomocnik będzie odpowiadać wobec osób trzecich dopiero wtedy, gdy działa bez umocowania lub przekroczy granice umocowania.

Jeżeli bowiem tylko pracownik – pełnomocnik będzie w stanie wykazać brak winy i działanie w ramach nieprecyzyjnego (zazwyczaj) pełnomocnictwa to nie odpowie za szkodę, która powstała na skutek dokonanej czynności.

Ostatecznie ta odpowiedzialność może spaść na Zarząd – za brak należytej staranności w zakresie upełnomocniania do działania w imieniu spółki.

Z pełnomocnictwami jest też czasami niezły bałagan i wątpliwości. Zdarza się, że nie wiadomo do kiedy obowiązują, czy dają umocowanie do zawierania umów do wysokości ceny/wynagrodzenia netto czy brutto.

Z karami umownymi czy bez, w złotych polskich czy w innej walucie, czy na ich podstawie można też odstąpić od umowy, wypowiedzieć ją itd., itp.

Z tego artykułu dowiesz się:

• na czym polega odpowiedzialność pełnomocnika wobec spółki
• czy członek zarządu może być pełnomocnikiem w spółce
• czy członek rady nadzorczej może być pełnomocnikiem w spółce
• kim jest pełnomocnik
• co to jest i jak stworzyć system bezpiecznych pełnomocnictw w spółce
• co to jest pełnomocnictwo ogóle i szczególne oraz pełnomocnictwo rodzajowe.

Zapraszam do lektury!

Pełnomocnik – odpowiedzialność wobec spółki 

• Pełnomocnik ponosi odpowiedzialność wobec spółki w ramach łączącego pełnomocnika i spółkę stosunku prawnego.
• Jeśli pełnomocnik w wyniku nierzetelnego działania zawinionego spowodował, że spółka poniosła stratę, wówczas pełnomocnik odpowiada za powstałą w ten sposób szkodę.

I teraz coś, o czym często dyskutuję z moimi Uczestnikami podczas szkoleń.

A mianowicie czy pełnomocnik będący pracownikiem powinni otrzymywać jakieś dodatkowe wynagrodzenie?

Otóż, przyznać należy, że bardzo często w firmach pracownicy wykonują zadania właściwe dla swojego stanowiska a jednocześnie są pełnomocnikami spółki (czyli wykonują za nas [Zarząd] jakieś czynności) i z tytułu udzielonego pełnomocnictwa podnoszą – jakby nie było – odpowiedzialność w granicach treści tego pełnomocnictwa.

A zatem gdyby uwzględnić zasadę „tyle wynagrodzenia, ile odpowiedzialności” to niewątpliwie jest to argument za jakimś dodatkowym elementem wynagrodzenia dla pełnomocników.

Pełnomocnik w spółce – w osobie członka zarządu 

Na szkoleniach, które prowadzę pada często pytanie:

Czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki kapitałowej?

Moja odpowiedź brzmi: TAK.

Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 24 kwietnia 2014 r. III CZP 17/14:

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony według umowy spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do czynności określonego rodzaju.

Prezes zarządu także może być pełnomocnikiem spółki. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 lutego 2010 r. IV CSK 416/09:

Właściwie reprezentowana spółka może udzielić pełnomocnictwa do dokonania czynności prawnej osobie, która pełni funkcję prezesa zarządu.

 Pełnomocnik w spółce – w osobie członka rady nadzorczej?

Moja odpowiedź brzmi: NIE.

Co do zasady rada nadzorcza nie powinna reprezentować spółki wobec osób trzecich. Udzielenie pełnomocnictwa członkowi rady byłoby zatem sprzeczne z tą zasadą.

Ponadto biorąc pod uwagę to, że prokurent nie może być członkiem rady nadzorczej, a prokura to rodzaj pełnomocnictwa, uzasadniony jest wniosek, że udzielenie także innego rodzaju pełnomocnictwa członkowi rady nadzorczej nie jest dopuszczalne. W przeciwnym razie dochodziłoby do zamazania rozdziału funkcji zarządczych i nadzorczych.

Członkowie rady nadzorczej oceniając działania członków zarządu, rozliczaliby zarząd też z czynności dokonanych przez ustanowionych przez niego pełnomocników. Byliby więc poniekąd sędziami we własnych sprawach.

Przeczytaj też koniecznie:

• Odpowiedzialność zarządu za mobbing w pracy
• Ochrona sygnalistów
• Prezes Zarządu na zwolnieniu lekarskim

Rozwiązaniem może być prokura

Pełnomocnictwa to jeden ze sposobów zlecenia za zarząd czynności. Inny sposobem jest ustanowienie prokurentów.

Błędów w tym zakresie  w spółkach jest co nie miara. Główny problem: zarząd powołuje prokurentów i czasami oni mogą w spółkach więcej niż sam zarząd.

Jak to się dzieje? Prosto.

Zarząd w umowie spółki czy statucie ma określone ograniczenia ale tych ograniczeń nie przenosi na prokurentów, bo nie rozumie czasami kim są owi prokurenci oraz, że można z nim zawrzeć umowę i ustalić co mogą konkretnie robić a co nie. Zatem, zachęcam za cenę karnetu narciarskiego skorzystaj z przygotowanego przeze mnie wzoru (zobacz TUTAJ>>).

Kim jest pełnomocnik

Podczas mojej kariery zawodowej poznałam zarówno Zarządy, które wszystko robią samodzielnie niczym „Zosia – samosia” i – co do zasady – nie ustanawiają pełnomocników.

Jak również takie, które lubują się w udzielaniu pełnomocnictw do najróżniejszych zadań. Generalnie i jeden i drugi styl zarządzania jest dobry, pod warunkiem jednak, że wsparty jest – szczególnie ten drugi – odpowiednimi procedurami.

Pełnomocnik to taki nasz zastępca w danej sprawie i jeśli nie posiada on aż takich kompetencji, doświadczenia i wiedzy jak my, to może się finalnie okazać, że czynność do której daliśmy pełnomocnictwo zrodziła nie lada problemy.

Na przykład:

Udzieliliśmy pełnomocnictwa przedstawicielowi handlowemu do zawierania umów sprzedaży naszych produktów/usług do określonej kwoty i pracownik ten takie umowy zawierał, a może nawet i otrzymywał tzw. premie od sprzedaży. Nie mając przygotowania prawniczego/odpowiedniej wiedzy, nasz pracownik nie był jednak w stanie ocenić innych zapisów z tych umów za wyjątkiem dopilnowania przedmiotu sprzedaży, ceny i terminu dostawy.

Okazało się po jakimś czasie, że kontrahent obciąża naszą firmę dużymi karami umownymi a także wycenia sobie utracone korzyści. Uznając, że skoro dostawa produktów nastąpiła z opóźnieniem to zgodnie z zapisami zawartej z naszym pełnomocnikiem umowy ma prawo naliczyć zarówno kary umowne, jak i wycenić sobie utracone korzyści za to, że nie otrzymał produktów w terminie.

Problem Zarządów, które wykorzystują niewątpliwie pomocną instytucję pełnomocnictw w zarządzaniu polega na tym, że pełnomocnictwa te są nieprecyzyjne.

I są udzielane osobom, które z racji swojego stanowiska / wykształcenia / doświadczenia nie powinny być naszymi „zastępcami” w danym zadaniu.

Jako Zarząd musisz znać się na „wszystkim” (o czym napiszę w osobnym poście) ale już nasi pracownicy – pełnomocnicy nie.  Zatem albo przekażemy konkretne instrukcje jak pełnomocnicy mają działać w naszym imieniu, albo musimy liczyć się z tym, że od czasu do czasu wystąpi jakiś fuck-up za który finalnie my możemy odpowiadać.

Jak stworzyć bezpieczny system pełnomocnictw?

Jak możesz stworzyć bezpieczny system pełnomocnictw w swojej spółce? Oto jak:

• Należy wprowadzić wewnętrzne procedury przez Zarząd spółki, które określą ścieżkę postępowania w zakresie uzyskania i wykonywania pełnomocnictw lub upoważnień oraz określają zasady prowadzenia rejestru pełnomocnictw i upoważnień.
• Można skorzystać ze specjalnych usług np. „Bezpieczny notariat” – narzędzie skierowane nie tylko do notariuszy, lecz także do wszystkich osób posługujących się w pracy, biznesie lub życiu codziennym pełnomocnictwami.

System udzielania pełnomocnictw powinien być przemyślany i dobrze zorganizowany.

Jak do tego doprowadzić?

Przede wszystkim należy ustalić do jakich czynności udzielamy w spółce pełnomocnictw i czy na pewno nad nimi panujemy.

Nie powinna bowiem zdarzyć się sytuacja kiedy np. rozwiązujemy z pracownikiem umowę o pracę. Nie odwołujemy udzielonego mu pełnomocnictwa i nadal może on na jego podstawie zawierać istotne dla spółki umowy (!).

Niestety, takie sytuacje nie należą wcale do rzadkości.

Jeśli tylko taki pełnomocnik zawrze umowę w granicach pełnomocnictwa, to będą to czynności ważne i wywołają skutek dla naszej spółki nawet jeśli byłyby to kontrakty niepotrzebne/niekorzystne.

Dlatego kluczowe jest, aby unikać udzielania pełnomocnictw ogólnych.

Poznaj kompleksowo zasady odpowiedzialności członka zarządu od powołania do odwołania podczas jednego z naszych flagowych szkoleń:

Poniżej przekazuję Ci sprawdzone wzory pełnomocnictw w spółce do natychmiastowego zastosowania

Poniżej kilka przykładów poprawnych – moim zdaniem – pełnomocnictw:

###

PRZYKŁAD – PEŁNOMOCNICTWO OGÓLNE

[***] dnia [***]

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do reprezentowania i zaciągania zobowiązań w imieniu Spółki. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

 PRZYKŁAD – PEŁNOMOCNICTWO RODZAJOWE

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do zatrudniania pracowników oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych, a także rozwiązywania umów o pracę i umów cywilnoprawnych w imieniu Spółki. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

 PRZYKŁAD – PEŁNOMOCNICTWO SZCZEGÓLNE

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży produktów będących w ofercie Spółki spółce z siedzibą w [***] mieszczącej się pod adresem: [***], wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], posiadającej REGON [***], NIP [***] za cenę 50.000,00 złotych netto, z wyłączeniem zapisów dotyczących kar umownych. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

Pełnomocnik – W orzecznictwie Sądu Najwyższego …

W praktyce spółki mają problem z rozróżnieniem pełnomocnictwa ogólnego od rodzajowego. Pomocna może być wykładnia zawarta w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 16 stycznia 2014 r., sygn. akt I ACa 1080/13 zgodnie z którym:

Kryterium rozróżnienia między pełnomocnictwem ogólnym a gatunkowym zasadza się na tym, że pierwsze nie określa w ogóle ani nie wyodrębnia tych czynności prawnych do jakich pełnomocnik został umocowany, stwarzając dla niego generalne upoważnienie do działania w imieniu mocodawcy we wszelkich sferach jego działalności. [i takich lepiej nie udzielać!].

Natomiast pełnomocnictwo gatunkowe (rodzajowe) określa rodzaj czynności prawnych, do działania których w imieniu mocodawcy uprawniony jest jego pełnomocnik. Zakresem umocowania obejmuje ono dokonywanie w imieniu mocodawcy czynności prawnych należących do określonej ich kategorii. Może ono zostać ograniczone przez wskazanie dodatkowych cech takiej czynności prawnej, w szczególności jej przedmiotu lub podmiotu będącego drugą stroną umowy. Dochodzi wówczas do doprecyzowania zakresu umocowania pełnomocnika (np. zawieranie umów sprzedaży czy umów leasingu rzeczy określonego rodzaju, zawieranie umów sprzedaży z konsumentami). Również w przypadku tego pełnomocnictwa zakresem umocowania mogą być objęte inne niż czynności prawne czyny zgodne z prawem, będące zdarzeniami prawnymi (np. kierowanie do dłużników wezwań określonego rodzaju).

Pełnomocnik w spółce – najczęściej zadawane pytania

Sprawdźmy, o co najczęściej mnie pytacie:

Kto udziela pełnomocnictwa w imieniu spółki?

Rzeczą oczywistą jest, że pełnomocnika w spółce ustanawia organ zarządczy. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, do składania oświadczeń woli w imieniu spółki jest uprawnionych dwóch członków zarządu działających łącznie, to w takiej formie udzielają pełnomocnictwa.

Czy pełnomocnik odpowiada za długi spółki?

Zg0dnie z przepisani prawa spółek za zaległości podatkowe spółki kapitałowej (i każdej innej też) mogą odpowiadać nie tylko członkowie zarządu, a także pełnomocnicy i wspólnicy spółki z o.o. w organizacji. A zatem pełnomocnik ponosi również odpowiedzialność za długi i zobowiązania spółki.

Czy można udzielić pełnomocnictwa spółce?

Oczywiście! Przepisy prawa cywilnego w art,  95 – 109 – uwaga – nie ograniczają możliwości udzielania pełnomocnictwa do osób fizycznych. Oznacza to, iż zasadniczo pełnomocnikiem może być ustanowiona również osoba prawna, np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

***

Drogi Czytelniku, jeśli w zarządzanej przez Ciebie spółce udzieliłeś pełnomocnictw pracownikom do zawierania umów w imieniu spółki – zorganizuj szkolenie zamknięte z zawierania i zabezpieczania umów w obrocie gospodarczym.

Przykładowy program, z którego skorzystało już mnóstwo firm znajdziesz tutaj >>

Monika Drab
radca prawny

***

Odpowiedzialność członka zarządu za weksel

Niewątpliwie, jako członkowie Zarządu zawieramy wiele umów. Jak je zabezpieczać najlepiej dla naszej spółki będę jeszcze nie raz pisała.

Dziś o tym, na co trzeba zwrócić uwagę, aby zmniejszyć lub wyeliminować ryzyko odpowiedzialności majątkiem osobistym za weksel podpisany przez nas – jak sądziliśmy – w imieniu firmy.

Zdarzyła się bowiem taka sytuacja… [Czytaj dalej…]