Drogi Czytelniku,
Od rana zasypywani jesteśmy pytaniami o sygnalistów.
Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 r.
Natomiast pragnę zdementować informację, jakoby na dzień 25 września 2024 r. wszystkie firmy zatrudniające co najmniej 50 osób musiały mieć gotową procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”.
Otóż, nie musisz jej posiadać wcale na dzień wejścia w życie ustawy!
Ustawa o sygnalistach
Od dnia 25 września 2024 r. zaczynają obowiązywać przepisy, które dopiero zobowiązują Cię do ustalenia procedury.
Sygnalista kto to?
To w zasadzie każda osoba wewnątrz i na zewnątrz firmy, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Ustawa wymienia osoby, które mogą dokonać zgłoszenia, z tym że jest to katalog otwarty.
Wskazuje się, że zgłaszającym może być m.in.:
- pracownik, a nawet osoba ubiegająca się dopiero o zatrudnienie
- pracownik tymczasowy
- osoba na umowie cywilnoprawnej np. B2B
- przedsiębiorca np. dystrybutor, dostawca czy inny partner handlowy
- prokurent
- akcjonariusz lub wspólnik
- osoby, które pracują na rzecz wykonawcy, podwykonawcy czy dostawcy.
Kto jest zobowiązany do stosowania ustawy o ochronie sygnalistów?
Każdy podmiot u którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.
Sposób obliczania poziomu zatrudnienia omawiamy podczas naszych szkoleń.
O czym sygnalista będzie mógł zawiadomić?
Sygnalista będzie podlegał ochronie, jeśli dokona zgłoszenia naruszenia prawa w zakresie:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Pracodawca może dodatkowo ustanowić zgłaszanie w firmie innych naruszeń, w tym dotyczących obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
>>> Przeczytaj o tym, jak kształtuje się odpowiedzialność członka zarządu w spółkach Skarbu Państwa
Procedura sygnaliści to must have
Firma musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
W Procedurze uregulować trzeba całą masę spraw, w szczególności:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej upoważnioną przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą
- określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie
- obowiązek podjęcia działań następczych
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Zapamiętaj!
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych musisz skonsultować z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje, trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Sankcja dla Zarządu za naruszenie obowiązku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych
Niewdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w granicach od 20 do 5000 złotych.
Obowiązek ustanowienia procedury spoczywa oczywiście na organach zarządzających podmiotem prawnym lub organem publicznym.
W przypadku spółek, w których działa zarząd, będą to członkowie zarządu.
Co ważne – co do zasady wszyscy – chyba że nastąpił przepisami wewnętrznymi odpowiedni podział obowiązków w zarządzie. Wtedy odpowiada członek zarządu odpowiedzialny za obszar compliance.
Za naruszenie innych obowiązków z ustawy o sygnalistach grozi odpowiedzialność następująca:
- Za uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia lub za ujawnianie tożsamości sygnalisty – wbrew ustawie
Kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- Za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą
Kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Zatem, w interesie Zarządów jest, aby zapewnić wewnętrzne kanały zgłoszeń i zagwarantować ich zgodność z ustawą.
W innym wypadku członkowie zarządu i osoby odpowiedzialne w firmie narażają się na odpowiedzialność karną.
Co proponujemy w zakresie ochrony sygnalistów:
- Oferujemy kompleksową obsługę zgłoszeń sygnalistów z gwarancją bezpieczeństwa danych
- Przeanalizujemy potrzeby w zakresie wdrożenia w firmie systemu zgłaszania naruszeń prawa
- Zidentyfikujemy ryzyka możliwości wystąpienia naruszeń prawa w firmie
- Opracujemy wewnętrzną procedurę wraz z kanałami zgłoszeń dostosowanymi do potrzeb firmy
- Wdrożymy system zgłaszania naruszeń prawa
- Zajmiemy się od „a” do „z” postępowaniem w związku ze zgłoszeniem.
Czego jeszcze potrzebujesz?
Idealnie byłoby, gdyby wszystko szło gładko.
Dlatego, dodatkowo oferujemy skorzystanie z platformy do zgłaszania naruszeń prawa w Twoim przedsiębiorstwie!
Jest to najszybciej rozwijająca się platforma dla sygnalistów na całym świecie. Używana jest w ponad 80 krajach.
Jest to rozwiązanie łatwe w użyciu, także w przypadku skomplikowanych procesów. Spełnia najwyższe standardy w zakresie bezpieczeństwa i zgodności. Whistleblower Software zostało założone w styczniu 2021 roku z myślą o wyznaczeniu nowego standardu w obszarze sygnalistów (whistleblowingu) z korzyścią zarówno dla firm, jak i pracowników.
>>> Zapraszam Cię też do lektury jednego z najpopularniejszych wpisów na moim blogu: Trzy historie Prezesów – trzy morały
Bezsprzecznie, sygnalista może zgłosić swoją sprawę w formie pisemnej lub ustnej za pośrednictwem strony do składania raportu.Po przesłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje hasło.Służy ono do śledzenia sprawy i komunikowania się z osobami zajmującymi się sprawą w celu przeglądania aktualizacji oraz dostarczania dodatkowych informacji i odpowiadania na pytania w formie zaszyfrowanego chatu.Z pewnością system będzie na bieżąco śledził terminy:
- Czas na reakcję sygnalisty (domyślnie 7 dni)
- Czas zamknąć sprawę (domyślnie 90 dni).
I co nie bez znaczenia – jest to system bardzo przystępny cenowo.
Brzmi zachęcająco?
Skontaktuj się z nami + 48 691056465 lub monika@dja-legal.pl a przedstawimy Ci szczegółową ofertę.
Dlaczego warto nam powierzyć obsługę zgłoszeń sygnalistów?
- ponieważ mamy ponad 20 letnie doświadczenie w rozwiązywaniu problemów w firmach,
- jesteśmy certyfikowanym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
- zapewnimy kompleksową obsługę zgłoszeń sygnalistów dla Twojej firmy,
- obsługę zgłoszeń i postępowanie wyjaśniające będą prowadzić dla Twojej firmy osoby o najwyższych możliwych kompetencjach:
- radca prawny – certyfikowany Inspektor Ochrony Danych Osobowych
- radca prawny – compliance officer
- adwokat – były sędzia wydziałów karnych
Niewątpliwie, jesteśmy jedną z kancelarii, która posiada licencję firmy Whistleblower Software!
Monika Drab radca prawny
Zdjęcie: Edmond Dantès
***
Rezygnacja z funkcji członka zarządu – odpowiedzialność
Rezygnacja z funkcji członka zarządu czasami przypomina scenę z filmu Titanic. Kiedy to kapitan słynnego transatlantyku popędzając pasażerów, aby szybciej wchodzili do szalup wykrzykiwał „Ratujcie się! ja zostaję, bo kapitan opuszcza statek jako ostatni”. Rzeczywiście został na statku aż do zatonięcia [Czytaj dalej…]
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }