Monika Drab-Grotowska

radca prawny

Jestem partnerem w kancelarii Drab - Grotowska Juszczyńska, Achler reprezentuję strony w postępowaniach sądowych, specjalizuję się w prawie pracy, prawie cywilnym oraz szeroko pojętym prawie gospodarczym.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Pełnomocnictwa w spółce cz. 1

Monika Drab-Grotowska22 sierpnia 2018Komentarze (0)

Pełnomocnictwa w spółceDrogi Czytelniku,

Tym razem pod lupę bierzemy pełnomocnictwa w spółce.

Jest z nimi czasami niezły bałagan i wątpliwości. Zdarza się, że nie wiadomo do kiedy obowiązują, czy dają umocowanie do zawierania umów do wysokości ceny/wynagrodzenia netto czy brutto. Z karami umownymi czy bez, w złotych polskich czy w innej walucie, czy na ich podstawie można też odstąpić od umowy, wypowiedzieć ją itd., itp.

Kim jest pełnomocnik

Podczas mojej kariery zawodowej poznałam zarówno Zarządy, które wszystko robią samodzielnie niczym „Zosia – samosia” i – co do zasady – nie ustanawiają pełnomocników. Jak również takie, które lubują się w udzielaniu pełnomocnictw do najróżniejszych zadań. Generalnie i jeden i drugi styl zarządzania jest dobry, pod warunkiem jednak, że wsparty jest – szczególnie ten drugi – odpowiednimi procedurami. Pełnomocnik to taki nasz zastępca w danej sprawie i jeśli nie posiada on aż takich kompetencji, doświadczenia i wiedzy jak my, to może się finalnie okazać, że czynność do której daliśmy pełnomocnictwo zrodziła nie lada problemy.

Na przykład:

Udzieliliśmy pełnomocnictwa przedstawicielowi handlowemu do zawierania umów sprzedaży naszych produktów/usług do określonej kwoty i pracownik ten takie umowy zawierał, a może nawet i otrzymywał tzw. premie od sprzedaży. Nie mając przygotowania prawniczego/odpowiedniej wiedzy, nasz pracownik nie był jednak w stanie ocenić innych zapisów z tych umów za wyjątkiem dopilnowania przedmiotu sprzedaży, ceny i terminu dostawy.

Okazało się po jakimś czasie, że kontrahent obciąża naszą firmę dużymi karami umownymi a także wycenia sobie utracone korzyści. Uznając, że skoro dostawa produktów nastąpiła z opóźnieniem to zgodnie z zapisami zawartej z naszym pełnomocnikiem umowy ma prawo naliczyć zarówno kary umowne, jak i wycenić sobie utracone korzyści za to, że nie otrzymał produktów w terminie.

Problem Zarządów, które wykorzystują niewątpliwie pomocną instytucję pełnomocnictw w zarządzaniu polega na tym, że pełnomocnictwa te są nieprecyzyjne. I są udzielane osobom, które z racji swojego stanowiska/wykształcenia/doświadczenia nie powinny być naszymi „zastępcami” w danym zadaniu. My, jako Zarząd musimy znać się na „wszystkim” (o czym napiszę w osobnym poście) ale już nasi pracownicy – pełnomocnicy nie.  Zatem albo przekażemy konkretne instrukcje jak pełnomocnicy mają działać w naszym imieniu, albo musimy liczyć się z tym, że od czasu do czasu wystąpi jakiś fuck-up za który finalnie my możemy odpowiadać.

Jak stworzyć bezpieczny system pełnomocnictw?

  • Należy wprowadzić wewnętrzne procedury przez Zarząd spółki, które określą ścieżkę postępowania w zakresie uzyskania i wykonywania pełnomocnictw lub upoważnień oraz określają zasady prowadzenia rejestru pełnomocnictw i upoważnień.
  • Można skorzystać ze specjalnych usług np. „Bezpieczny notariat” – narzędzie skierowane nie tylko do notariuszy, lecz także do wszystkich osób posługujących się w pracy, biznesie lub życiu codziennym pełnomocnictwami.

System udzielania pełnomocnictw powinien być przemyślany i dobrze zorganizowany.

Jak do tego doprowadzić?

Przede wszystkim należy ustalić do jakich czynności udzielamy w spółce pełnomocnictw i czy na pewno nad nimi panujemy. Nie powinna bowiem zdarzyć się sytuacja kiedy np. rozwiązujemy z pracownikiem umowę o pracę. Nie odwołujemy udzielonego mu pełnomocnictwa i nadal może on na jego podstawie zawierać istotne dla spółki umowy (!).

Niestety, takie sytuacje nie należą wcale do rzadkości. Jeśli tylko taki pełnomocnik zawrze umowę w granicach pełnomocnictwa, to będą to czynności ważne i wywołają skutek dla naszej spółki nawet jeśli byłyby to kontrakty niepotrzebne/niekorzystne. Dlatego kluczowe jest, aby unikać udzielania pełnomocnictw ogólnych. A pełnomocnictwa rodzajowe czy szczególne odpowiednio precyzować i ustalać termin ich ważności oraz wprowadzić w spółce np. Regulamin/Instrukcję pełnomocnictw – przykładowy wzór znajdziesz tutaj

Poniżej kilka przykładów poprawnych – moim zdaniem – pełnomocnictw:

###

PRZYKŁAD

PEŁNOMOCNICTWO OGÓLNE


[***] dnia [***]

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do reprezentowania i zaciągania zobowiązań w imieniu Spółki. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

 PRZYKŁAD

PEŁNOMOCNICTWO RODZAJOWE


Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do zatrudniania pracowników oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych, a także rozwiązywania umów o pracę i umów cywilnoprawnych w imieniu Spółki. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

 PRZYKŁAD

PEŁNOMOCNICTWO SZCZEGÓLNE

Działając w imieniu spółki pod firmą [***] z siedzibą w [***] mieszczącą się pod adresem: [***], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], o kapitale zakładowym w wysokości [***], opłaconym w całości,  posiadającą REGON [***], NIP [***] zwaną w dalszej części umowy (dalej jako „Spółka”), niniejszym udzielam/y Pani/Panu [***] posiadającej/mu numer PESEL [***], legitymującej się dowodem osobistym seria [***], numer [***] pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży produktów będących w ofercie Spółki spółce z siedzibą w [***] mieszczącej się pod adresem: [***], wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w [***], pod numerem [***], posiadającej REGON [***], NIP [***] za cenę 50.000,00 złotych netto, z wyłączeniem zapisów dotyczących kar umownych. Pełnomocnictwo ważne jest do dnia [***].

[***] podpis/podpisy

###

Z orzecznictwa Sądu Najwyższego …

W praktyce spółki mają problem z rozróżnieniem pełnomocnictwa ogólnego od rodzajowego. Pomocna może być wykładnia zawarta w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 16 stycznia 2014 r., sygn. akt I ACa 1080/13 zgodnie z którym:

Kryterium rozróżnienia między pełnomocnictwem ogólnym a gatunkowym zasadza się na tym, że pierwsze nie określa w ogóle ani nie wyodrębnia tych czynności prawnych do jakich pełnomocnik został umocowany, stwarzając dla niego generalne upoważnienie do działania w imieniu mocodawcy we wszelkich sferach jego działalności. [i takich lepiej nie udzielać!].

Natomiast pełnomocnictwo gatunkowe (rodzajowe) określa rodzaj czynności prawnych, do działania których w imieniu mocodawcy uprawniony jest jego pełnomocnik. Zakresem umocowania obejmuje ono dokonywanie w imieniu mocodawcy czynności prawnych należących do określonej ich kategorii. Może ono zostać ograniczone przez wskazanie dodatkowych cech takiej czynności prawnej, w szczególności jej przedmiotu lub podmiotu będącego drugą stroną umowy. Dochodzi wówczas do doprecyzowania zakresu umocowania pełnomocnika (np. zawieranie umów sprzedaży czy umów leasingu rzeczy określonego rodzaju, zawieranie umów sprzedaży z konsumentami). Również w przypadku tego pełnomocnictwa zakresem umocowania mogą być objęte inne niż czynności prawne czyny zgodne z prawem, będące zdarzeniami prawnymi (np. kierowanie do dłużników wezwań określonego rodzaju).

Drogi Czytelniku, jeśli w zarządzanej przez Ciebie spółce udzieliłeś pełnomocnictw pracownikom do zawierania umów w imieniu spółki – zorganizuj szkolenie zamknięte z zawierania i zabezpieczania umów w obrocie gospodarczym. Przykładowy program, z którego skorzystało już mnóstwo firm znajdziesz tutaj: http://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/umowy-handlowe-w-obrocie-krajowym-i-midzynarodowym-szkolenie-z-prawa-cywilnego/

*****

Drugą część artykułu o pełnomocnictwach w spółkach przeczytasz TUTAJ >>

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 691 056 465e-mail: sekretariat@dja-legal.pl

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Drab-Grotowska, Juszczyńska, Achler Radcowie prawni i adwokaci spółka partnerska Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Drab-Grotowska, Juszczyńska, Achler Radcowie prawni i adwokaci spółka partnerska z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem sekretariat@dja-legal.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: