Monika Drab-Grotowska

radca prawny

Jestem partnerem w kancelarii Drab - Grotowska Juszczyńska, Achler reprezentuję strony w postępowaniach sądowych, specjalizuję się w prawie pracy, prawie cywilnym oraz szeroko pojętym prawie gospodarczym.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

jak skutecznie nałożyć cele na pracowników

Drogi Czytelniku, 

Założę się, że nie raz rozważałeś czy dopuszczalne jest zwolnienie pracownika, bo nie wykonał założonego na dany okres celu i przez to nie spełnia już oczekiwań Zarządu? Ty przecież, jako Członek Zarządu masz zapisane często cele w swojej umowie ze spółką, którą zarządzasz, ba nawet za określone „kroki milowe” otrzymujesz dodatkową gratyfikację. 

I może myślisz sobie tak: ja mam wyniki do zrobienia, więc „niczym kulę śniegową” muszę je przenieść na pracowników, bo przecież „zarządzanie przez cele” jest najskuteczniejsze … ☺

Dziś dam Ci radę jak to zrobić skutecznie i (prawie) zgodnie z prawem

Musisz bowiem pamiętać, że mając zatrudnionych podwładnych na umowy o pracę wcale nie są oni odpowiedzialni za wyniki zarządzanej przez Ciebie spółki.

Kończy się kolejny rok kalendarzowy i wkrótce zaczniemy rozliczać pracowników z celów/”budżetów do wykonania” oraz tworzyć kolejny dla nich challenge na 2019 r.

Coraz częściej bowiem pracodawcy – Zarządy, w celu motywowania pracowników do wytężonej pracy, nakładają na nich obowiązek osiągnięcia określonego celu, który opisany jest albo wykonaniem danego zadania (np. zdobyciem określonej liczby kontrahentów w danej jednostce czasu) albo osiągnięciem danego zysku dla firmy (np. przychodu ze sprzedaży). Zamysłem pracodawcy, który korzysta z takiego sposobu motywowania pracowników jest nie tylko zachęcenie pracowników do podejmowania wysiłku dla osiągnięcia założonych im celów, ale faktyczne ich uzyskiwanie. Co więcej, pracodawca określając dla pracownika dany cel, w rzeczywistości, wyznacza pracownikowi zadanie, którego wykonania od pracownika oczekuje. 

Umowa o pracę nie jest jednak umową rezultatu, lecz…

…umową starannego działania. Na jej mocy pracownik zobowiązuje się nie do osiągnięcia określonego efektu swojej pracy (bez względu na ewentualne obiektywne zewnętrzne czynniki, które to umożliwiają lub uniemożliwiają), lecz do starannego postępowania w celu uzyskaniu założonego daną pracą efektu. Jego obowiązkiem jest zatem zachowanie należytej staranności, sumienności i rzetelności w wykonywaniu działań, które związane są z zajmowanym przez niego stanowiskiem czy wykonywaną przez niego pracą. Nie odpowiada zaś za ewentualne obiektywne ryzyko związane z prowadzona przez pracodawcę działalnością – czyli za ryzyko nieosiągnięcia zamierzonego przez pracodawcę celu, jeśli z przyczyn obiektywnych (niezależnych od pracownika) celu tego osiągnąć się nie da lub jest to dalece utrudnione.

Biorąc powyższe pod uwagę, można by dojść do wniosku, że wyznaczanie pracownikom celów nie ma większego sensu, gdyż pracownik nie odpowiada za jego osiągnięcie, a jedynie za staranność w dążeniu do jego zdobycia. Trochę w tym prawdy jest, ale nie do końca.

Nieosiągnięcie przez pracownika założonego mu celu, w pewnych okolicznościach, może bowiem uzasadniać nawet wypowiedzenie wiążącej go umowy o pracę. Musi być tu jednak spełnionych kilka warunków. Po pierwsze, będzie to dopuszczalne w sytuacji, gdy pracownik samodzielnie organizuje swoją pracę, a w jej wyniku nie osiąga celu, który osiągają inni pracownicy zatrudnieni na takim samy stanowisku. Ważne jest tu jednak, aby warunki osiągnięcia tego celu były realne i takie same lub porównywalne z warunkami w jakich pracują pozostali pracownicy osiągający dany cel. Co więcej, dla bezpieczeństwa sprawy, warto ten cel określić na piśmie i jasno go sformułować, tak aby pracownik (a faktycznie obie strony stosunku pracy) nie miał wątpliwości co do tego, jaki cel nakłada na niego pracodawca i oznacza jego realizacja.

Przykład:

Pracodawca, jako cel na 2018 r. dla zatrudnionych w firmie handlowców, wyznaczył osiągnięcie zysku ze sprzedaży na poziomie X. Wszyscy handlowcy, z wyjątkiem jednego, ten cel osiągnęli. Wszyscy zaś pracowali w porównywalnych warunkach – mieli podobną liczbę klientów o podobnych potrzebach i profilu. Pracodawca, na skutek takiego stanu, rozważa zasadność wypowiedzenia pracownikowi, który nie osiągnął zakreślonego celu, wiążącej go umowy  pracę.   

Przykład:

Pracodawca, jako cel na 2018 r. dla zatrudnionych w firmie handlowców, wyznaczył osiągnięcie zysku ze sprzedaży na poziomie X. Wszyscy handlowcy, z wyjątkiem jednego, ten cel osiągnęli. Sytuacja faktyczna tego handlowca oraz warunki jego pracy były inne niż pozostałych – cała grupa handlowców pracuje bowiem na terenie na którym firma posiada już stałych klientów, zaś handlowiec, który nie osiągnął założonego celu, jako obszar swojego działania otrzymał trzy miejscowości, na teren których firma dopiero wkracza ze swoimi usługami, a co za tym idzie, a co za tym idzie, konieczne jest zdobycie określonej grupy klientów, dzięki którym ewentualnie w przyszłości będzie można generować założony zysk. Faktyczne warunki towarzyszące procesowi pracy tego pracownika nie są zatem takie same ani porównywalne z warunkami pozostałych handlowców.

Na opisanym powyżej stanowisku stanął również Sąd Najwyższy, który w orzeczeniu z dnia 2 października 1996 r. (I PRN 69/96) stwierdził iż:

… pracodawca w sposób zasadny wypowiada umowę o pracę pracownikowi samodzielnie organizującemu wykonywanie swoich obowiązków pracowniczych, jeżeli pracownik ten nie osiąga wyników porównywalnych z innymi pracownikami.

Co więcej Sąd Najwyższy podkreślił w w/w orzeczeniu, że obojętne jest nieosiągnięcie przez pracownika takiego celu spowodowane zostało niestarannym wykonywaniem obowiązków pracownika czy przyczynami obiektywnymi, leżącymi po stronie pracownika. 

Nie ma zatem znaczenia czy brak osiągnięcia założonego celu, budżetu czy zadania jest wynikiem zbyt małej po stronie pracownika staranności, rzetelności czy sumienności w wykonywaniu obowiązków służbowych, czy dotyczy może obiektywnych cech pracownika – mniejszej zaradności, otwartości na relacje z klientami, czy zapału w dążeniu udo celu. Ważne jest bowiem, że pracodawca ma możliwość decydowania o doborze zatrudnianych w jego firmie osób i jeśli ma uzasadnione przypuszczenie czy pewność, że inna osoba zatrudniona na danym stanowisku wykona założone przez pracodawcę cele.  

Przykład:

Forma sprzedająca oprogramowanie komputerowe nałożyła na kierowników poszczególnych obszarów sprzedażowych cel osiągnięcia w 2018 r. zysku na poziomie x. Wszystkim kierownikom z wyjątkiem jednego to się udało. Pracodawca po rzetelnej ocenie zaistniałej sytuacji oraz po przeanalizowaniu wcześniejszych obserwacji doszedł do wniosku, że przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak umiejętności – po stronie tego kierownika – efektywnego organizowania pracy podległych mu pracowników, egzekwowania nałożonych na nich obowiązków i motywowania ich do rzetelnej pracy.

Pracodawca wcześniej dawał kierownikowi informacje o swoich spostrzeżeniach oraz przeprowadzał z nim rozmowy mające na celu zdyscyplinowanie go i zachęcenie do bardziej efektywnego zarządzania grupą. Działania te nie dały jednak efektu jak się bowiem okazało, omawianemu kierownikowi brakowało bowiem cech osobowych niezbędnych do efektywnego zarządzania podległymi mu pracownikami. Nieosiągnięcie celu, jako skutek, w/w okoliczności, stało się przyczyną decyzji pracodawcy o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę. Pracodawca ma bowiem przekonanie, że zatrudnienie innej osoby na tym stanowisku, zagwarantuje osiągnięcie założonego celu. 

Dokonując oceny, czy nieosiągnięcie przez pracownika danego celu może być przyczyną uzasadniającą rozwiązanie wiążącej go umowy o pracę, należy mieć na uwadze fakt, iż jest to możliwe tylko w przypadku, gdy cel został pracownikowi jasno, konkretnie i precyzyjnie wyznaczony (czyli, że pracownik nie mógł mieć wątpliwości co stanowi jego realizacja) oraz, gdy obiektywnie, cel ten jest możliwy do osiągnięcia. Nieosiągnięcie celu może zatem stanowić przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę jedynie w przypadku, gdy cel ten był faktycznie możliwy do osiągnięcia, a jedynie z powodów leżących po stronie pracownika (jego zaangażowania w pracę lub cech osobowościowych) nie został on osiągnięty. 

Dla celów dowodowych, tak jak wcześniej już zostało zaznaczone, cel nakładany na pracownika powinno wyznaczyć się na piśmie z jak najdokładniejszym jego określeniem oraz podaniem daty lub okresu w którym powinna nastąpić jego realizacja – tak aby strony stosunku pracy nie miały wątpliwości co do tego, co staje się celem pracownika i co stanowi o jego realizacji.

Zatem, Zarządzie wyznaczając cele pracownikom kieruj się takimi wytycznymi:

  • wyznaczaj cele realne i adekwatne do warunków/rejonu w którym pracuje pracownik (zrób, w tym kierunku solidną analizę),
  • wyznaczaj cele przed okresem, za który chcesz rozliczyć a nie w trakcie lub po (jak to często się dzieje☺),
  • najlepiej zrób to pisemnie i poproś pracownika o zapoznanie się, zaakceptowanie i podpisanie!,
  • cele nakładaj na pracowników posiadających tzw. samodzielne stanowiska pracy!

Powodzenia!

I do zobaczenia na szkoleniach Akademii Stosowania Prawa – sprawdź jakie mamy nowe tematy szkoleń np.:

Ubezpieczenia członków zarząduDrogi Czytelniku, 

Dziś ciąg dalszy wywiadu z moim kolegą Michałem Wątrobińskim – Prezesem Zarządu kancelarii brokerskiej Broker.andiw.pl [część pierwszą wywiadu przeczytasz tutaj>>]. To będzie prawdziwe tsunami wiedzy o ubezpieczeniach kadry zarządzającej – Zapraszam!

***

Ja: Michał przeszliśmy przez ubezpieczenia OC członków zarządu spółki kapitałowej tzw. D&O (ang. Director &Oficers Insurance), a czy widzisz jakieś inne, możliwe rozwiązania oprócz D&O ?

Michał: W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że alternatywę dla D&O stanowi ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej menagera. Nie chroni ono tak jak z reguły  D&O każdorazowego kierownictwa spółki, ale wskazaną imiennie osobę (osoby)  we wszystkich podmiotach, którymi zarządza.  Ten produkt dedykowany jest do osób zatrudnionych na podstawie kontraktu managerskiego, w szczególności interim menagerów. 

Rozwiązaniem, które może stanowić jednocześnie namiastkę jak i uzupełnienie D&O jest ubezpieczenie skarbowe. Obejmuje ono  OC wykonujących czynności księgowe w spółce,  koszty obrony w postępowania karnych oraz karnoskarbowych  osób z kierownictwa i księgowości spółki oraz nałożone na nich grzywny karnoskarbowe. D&O nie zadziała  w ostatnim z wymienionych obszarów. Ten produkt zapewnia także pomoc w zakresie kosztów obrony, ale w przeciwieństwie do polisy karnoskarbowej, nie ogranicza ich do  oskarżeń o przestępstwa i wykroczenia skarbowe oraz przestępstwa opisane w trzech rozdziałach Kodeksu Karnego.

Przewagą ubezpieczenia skarbowego nad D&O stanowi wyłączenie regresu kosztów poniesionych na obronę ubezpieczonego, gdy zostanie on prawomocnie skazany za czyny umyślne. Ponadto ubezpieczenie karnoskarbowe dotyczy zarówno czynności managerskich jak i wykonawczych w wyżej wymienionych  sprawach, a D&O wyłącznie nieprawidłowości w zarządzaniu. Zatem następstwa nie stworzenia i wprowadzenia procedury weryfikacji faktur przez główną księgową podlegać mogą obu polisom.

Natomiast odpowiedzialność za uchybienie polegające na nie sprawdzeniu faktury mimo istnienia takiego wymogu objęte będzie wyłącznie ubezpieczeniem skarbowym. Istotne jest także, że odpowiedzialność ubezpieczyciela z polisy skarbowej za szkody wyrządzone  przez osoby wykonujące czynności księgowe w spółce na podstawie umowy cywilnoprawnej limitowana jest w taki sposób jakby były one zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Analogicznego ograniczenia nie ma w ubezpieczeniu D&O.

Na polskim rynku nie ma jeszcze ubezpieczenia ochrony prawnej menagerów, ale w najbliższej przyszłości może się to zmienić. Taki instrument pozwala sfinansować koszty sądowe i pełnomocnika w razie, gdy to (były) manager występował przeciwko spółce np. w razie sporu o wynagrodzenie.  Ponadto  w zakresie kosztów obrony z ubezpieczenia ochrony prawnej mogli by także skorzystać zarządzający zatrudnieni w podmiotach nie będących osobami prawnymi np.w spółkach osobowych czy działalnościach gospodarczych zarejestrowanych w CEIDG. D&O nie jest dostępne dla tej grupy.

Nie powinno budzić wątpliwości, że zawarcie ubezpieczenia D&O, ani ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej menagera czy skarbowego nie sprawia, że zbędne są inne polisy czy zabezpieczenia prawne. Nadal potrzebny jest cały szereg rozwiązań chroniących spółkę, a pośrednio także  osoby nią kierujące.

Ja: W jakim zakresie – wg Ciebie – powinna być chroniona spółka ?

Michał: Odpowiedzi jest tak wiele jak spółek. Postaram się wskazać kilka przykładów, tych produktów na które zapotrzebowanie jest większe niż świadomość o nim. Bez wątpienia warto zadbać o ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej spółki obejmujące szkody  z wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej oraz posiadania mienia.

Ponadto bardzo często niezbędne jest także OC działalności zawodowej, a wiele osób nie odróżnia obu zakresów. Ubezpieczenie D&O zasadniczo dotyczy błędów w zarządzaniu i nie obejmuje  szkód w mieniu, ani na osobie. Wzajemne uzupełnianie się ubezpieczenia D&O oraz OC obrazuje następujący przykład. Pracownik  spółki w wyniku wypadku przy pracy doznał trwałego uszczerbku na zdrowiu. Szkoda nie została pokryta w całości  przez świadczenie z ubezpieczenia społecznego. Poszkodowany wystąpił więc z roszczeniem cywilnoprawnym wobec pracodawcy czyli spółki. Natomiast w postępowaniu karnym menagerowi postawiono zarzut narażenia pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu przez niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów BHP. W pierwszym przypadku zadziała ubezpieczenie OC spółki, o ile rozszerzone  zostało o  klauzulę OC pracodawcy. 

Natomiast polisa D&O zapewni  finansowanie kosztów obrony w postępowaniu karnym. Warto zwrócić uwagę, że ubezpieczenie OC działalności spółki nawet z klauzulą nazywaną na wyrost OC pracodawcy nie obejmuje  skutków innych zdarzeń niż wypadki przy pracy. Lukę tą w znacznej części uzupełnia polisa D&O, która może się przydać w razie oskarżeń o mobbing, bezprawne rozwiązanie umowy o pracę czy naruszenie prywatności.     

Niekiedy można spotkać się z opinią, że ubezpieczenie pracowników opłacane przez pracodawcę zwolni go z odpowiedzialności za wyrządzone im szkody. Trudno się z tym zgodzić. Z zasady środki otrzymane przez ubezpieczonego z ubezpieczenia osobowego, nie podlegają zaliczeniu na poczet należnego odszkodowania. Odmienna zasada dotyczy odprawy pośmiertnej (art.93 KP). Brak jest także podstaw, by przyjąć, że z powodu wypłaty świadczenia ubezpieczeniowego  nie zostanie wszczęte postępowanie karne, ale ta okoliczność może mieć wpływ na wymiar kary. 

Bardzo istotnym uzupełnieniem wspomnianych wyżej rozwiązań jest ubezpieczenie ryzyk cybernetycznych nazywane w skrócie  ubezpieczeniem Cyber albo Cyberisk.  W uproszczeniu można powiedzieć, że dotyczy ono szkód związanych z utratą, ujawnieniem, zniekształceniem danych. Zarówno w formie elektronicznej jak i na papierze.

vZnany dziennikarz ekonomiczny  napisał, że przedmiotem ubezpieczenia cyber są straty wywołane prze internetowych złodziei. To prawda, że ubezpieczenie cybernetyczne chroni przed finansowymi skutkami działania wirusów komputerowych, ataków hakerskim (czy poprawnie rzecz ujmując crakerskich), ale bardzo  często odszkodowania wypłacane jest z powodu błędów bądź nieuczciwości pracowników czy podwykonawców, które mogą  mieć miejsce  także poza internetem. Ubezpieczony chroniony jest zarówno  przed stratami własnymi, jak i odpowiedzialnością wobec osób trzecich.  Do pierwszej grupy należą między innymi kary administracyjne, utracone zyski oraz koszty :

  • odtworzenia danych,
  • zarządzania kryzysowego wynikającego z incydentu, m.in. poprzez zapewnienie podmiotów specjalizujących się w koordynowaniu odpowiedniej i szybkiej reakcji na zagrożenia
  • informatyki śledczej w celu neutralizacji  zagrożenia  
  • obrony w postępowaniach karnych i przed roszczeniami osób trzecich 
  • pomocy prawnej, w tym  reprezentowania Ubezpieczonego przed organami władzy państwowej w związku z postępowaniem prowadzonym przez organ nadzoru
  • notyfikacji incydentu organom publicznym
  • powiadomienia osób, których dane wyciekły, 
  • okupu 
  • odbudowy wizerunku (PR)

Zakres ochrony związany z odpowiedzialnością w stosunku do osób trzecich obejmuje wynikające z utarty lub ujawnienia danych

  • ograniczenie klientom ubezpieczonego dostępu do sytemu  / usług ubezpieczonego ang.(DoS – Denial of Service)
  • naruszenie dóbr osobistych (prywatność, dobre imię)
  • naruszenie praw własności intelektualnej poprzez niedbalstwo przy tworzeniu lub rozpowszechnianiu treści medialnych
  • wykorzystanie sieci ubezpieczonego jako kanału ataku cybernetycznego.

Zastrzec jednak trzeba, że kształt bywa dosyć zróżnicowany.

Doświadczenia pokazują problem cyberbezpieczeństwa nie jest kojarzony przez zarząd z ich ewentualną odpowiedzialnością. Błędem jest twierdzić, że to wyłącznie sprawa działu informatycznego lub zewnętrznego usługodawcy. Na roszczenia czy oskarżenia narażony jest także zarząd i rada nadzorcza.

Niedozowany składnik programu ubezpieczeniowego w wielu branżach powinno stanowić ubezpieczenie środowiskowe. Trzonem produktu jest ochrona przedsiębiorcy przez odpowiedzialnością za szeroko rozumiane szkody w środowisku. Kluczowe znaczenie ma ustawa z 13 kwietnia 2007 o zapobieganiu szkodom w środowisku i ich naprawie, która nakłada na sprawcę obowiązek wyrównania takiego ubytku niezależnie od winy sprawcy, w myśl zasady –  zanieczyszczający płaci.

Od razu trzeba wyjaśnić, że szkoda środowiskowa nie musi polegać na kontaminacji czegokolwiek. Zdarzają się na przykład uśmiercenia ptactwa z chronionego gatunku przez elektrownię wiatrową. Takie zdarzenie może być objęte ubezpieczeniem środowiskowym, czego nie można powiedzieć o ubezpieczeniu OC  z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub posiadania mienia, nawet jeśli jest rozszerzone o klauzulę szkód środowiskowych. Ta  ostatnia na ogół znajdzie zastosowanie tylko w razie przedostawania się do powietrza, wody lub gruntu substancji niebezpiecznych na skutek nagłego wypadku, a  szkoda ujawniła się w ciągu 72 (rzadziej 168) godzin od początku  procesu przenikania. Do zaistnienia odpowiedzialności konieczne jest, aby zarówno wypadek jak i ujawnienie szkody miały miejsce w okresie ubezpieczenia.

Tych ograniczeń nie zawierają OWU (osobnego) ubezpieczenia środowiskowego. Za ubezpieczanych tym produktem Towarzystwo wypłaci świadczenie zarówno za szkody powstające nagle jak i stopniowo, o  ile przyczyna szkody zaistnieje po dacie retroaktywnej, a roszczenie zostanie zgłoszone w okresie ubezpieczenia. Ponadto ochronie podlegają incydenty mające miejsce na własnym gruncie oraz  konsekwencje naruszenia przepisów administracyjnoprawnych. Niekiedy o przerwaniu odpowiedzialnego za zdarzenie przedsiębiorstwa decydują sfinansowane z polisy działania public relation oraz rekompensata  zysku utraconego z powodu przestoju.

Nie budzi, wątpliwości, że istnieją firmy szczególnie narażone na te ryzyka,  a dla niektórych ubezpieczenie środowiskowe może stanowić dodatkowo sposób ustanowienia wymaganego przez prawo zabezpieczenia wykonania zobowiązań z tytułu usunięcia negatywnych skutków w środowisku. Jednakże trzeba mieć świadomość, że ubezpieczenie środowiskowe może być przydatne niezależnie od skali i profilu działalności. Przy powszechnym użyciu samochodów mało kto zdaje sobie sprawę, że obowiązkowe  ubezpieczenie OC kierujących pojazdami mechanicznymi nie dotyczy  szkód polegających na zanieczyszczeniu lub skażeniu środowiska.  W publikacji branżowej został opisany przypadek wyrwania dystrybutora gazu na stancji paliw przez kierowcę, który odjeżdżając zapomniał odłączyć przewód od pojazdu. 

Gdy spółka prowadzi publiczną emisję papierów wartościowych wskazane jest zawarcie specjalistycznego ubezpieczenie obejmującego ten zakres, a  mianowicie POSI (Public Offering of Securities Insurance), nazywane także ubezpieczeniem prospektowym. Ubezpieczenie POSI pozwala zabezpieczyć się na wypadek roszczeń i oskarżeń wynikających z niedochowania obowiązku zamieszczenia w prospekcie prawdziwych, rzetelnych i kompletnych informacji. Do zakresu należy także odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i publikacje ubezpieczonych osób i podmiotów w związku z ubezpieczoną emisją.

Jeśli polisa D&O zawiera odpowiednią klauzulę, może pokrywać ryzyka związane z papierami wartościowymi, z tym, że nie zawsze spełnia tą funkcję tak dobrze jak polisa POSI. Osobne ubezpieczenie ryzyk emisyjnych, z reguły zawierane jest na znacznie wyższą sumę niż D&O. Wysokość składki nie stanowi problemu dla ubezpieczającego, gdyż z definicji ochrona jest ograniczona do emisji papierów wartościowych. Odrębność limitu odpowiedzialności eliminuje zagrożenie wyczerpania całej sumy na wypłatę świadczeń z innych tytułów, co może się  zdarzyć w D&O. Dodatkowo krąg ubezpieczonych w polisie POSI jest na ogół znacznie szerszy niż w D&O. Oprócz samej spółki i jej władz chronieni są między innymi:

  • wprowadzający, 
  • subemitent ,jego kierownictwo i pracownicy z wyłączeniem OC zawodowej, 
  • akcjonariusz większościowy,
  • pracownicy emitenta nawet jeśli nie pełnią zadań o charakterze zarządczym.  

Typowy dla POSI jest okres ochrony wynoszący od 3 do 10 lat, podczas, gdy polisy D&O zawierane są  zazwyczaj na rok. Zatem przy każdym odnowieniu istnieje ryzyko, że pokrycie zostanie ograniczone lub podrożeje.   

Warte uwagi, a szerzej nie znane są ubezpieczenia ryzyk transakcyjnych, dokładniej ubezpieczenie oświadczeń i zapewnień (ang. warranty & indemnity W&I bądź representations & warranties R&W insurance)   składanych  między innymi przy fuzjach i przejęciach spółek kapitałowych. Z polisy mogą skorzystać obie strony transakcji, choćby dlatego, że czasami ubezpieczenie umożliwia dojście do skutku samej transakcji  Okres ubezpieczenia w polisie wykupywanej kupującą może wykraczać poza okres obowiązywania zapewnień określony w umowie sprzedaży. Oprócz tego nabywca zabezpieczony jest przed skutkami zawinionej i niezawonionej przez sprzedającego niezgodności stanu faktycznego z oświadczeniami i zapewnieniami. Sprzedający zyskuje przez to, że część ceny nie jest zatrzymywana przez drugą stronę na poczet ewentualnych roszczeń. 

Na rynku funkcjonuje przynajmniej kilka Towarzystw oferujących ubezpieczenie ochrony prawnej przedsiębiorstwa. Niemniej jednak zawarte w tych rozwiązania limity kwotowe i przedmiotowe sprawiają, że to rozwiązanie spełnia potrzeby tylko podmiotów o obrocie do 20 MLN PLN z niektórych branż. Inne podmioty mogą skorzystać z  ubezpieczenia ochrony prawnej jedynie na pewnych odcinkach. Warte rozważenia jest na przykład ubezpieczenie ochrony prawnej zamawiającego w postępowaniu przetargowym.

Ja: Michale, a jak uważasz lepszym wyborem dla spółki świadczącej usługi informatyczne, D&O czy Cyber ?

Michał: Ubezpieczenie Cyberisk zasadniczo nie jest dedykowane dla podmiotów z branży informatycznej. Ochronę może im zapewnić szereg specjalistycznych produktów.  W odniesieniu do większości innych przedsiębiorców rozważanie czy bardziej potrzebne jest ubezpieczenie cybernetyczne czy D&O przypomina trochę dylemat czy lepiej jest myć dłonie czy stopy.  Zakresy obu produktów zasadniczo odpowiadają innym potrzebom, choć nie mogą się niekiedy pokrywać np. gdy chodzi o koszty obrony w postępowaniu karnym.

Natomiast kara nałożona  na spółkę przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych zostanie pokryta z polisy Cyber. W razie braku tego produktu D&O zapewni ochronę zarządzającym przed roszczeniem odszkodowawczym spółki z tytułu zapłaconej przez nią kary. Większość ubezpieczycieli nie będzie dochodzić regresu z polisy ryzyk cybernetycznych od członków organów i innych funkcjonariuszy spółki.

Administracyjna kara pieniężna mogła by być sfinansowana z polisy D&O, gdyby nałożono ją, nie na spółkę, ale  na osoby z jej kierownictwa. W analizowanym przykładzie, taka sytuacja nie mogła by mieć miejsca, albowiem ustawa przesądza kto może zostać ukarany.

Ja: Jaki w takim razie jest rynek docelowy ubezpieczenia cybernetycznego ?

Michał: Potrzeby związane tym produktem występują we wszystkich branżach. W jednych bardziej, a w innych mniej. Według opracowania PwC straty finansowe w wyniku incydentów cybernetycznych poniosło 44% przedsiębiorstw. Ubezpieczenie Cyber powinny docenić przede wszystkim podmioty, ze zautomatyzowanymi procesami operacyjnymi i posiadające dane wrażliwe. Ubezpieczenie cyber dedykowane jest dla przedsiębiorstw spełniających elementarne kryteria bezpieczeństwa. Zalicza się do nich

  • korzystanie na wszystkich stacjach roboczych z aktualizowanego oprogramowania antywirusowego i firewall,
  • regularną archiwizację danych,
  • stosowanie adekwatnych procedur kontroli dostępu i korzystania z systemów, w tym procedury aktualizacji  oprogramowania. 

Jeśli w zakresie ochrony ma się znaleźć ubezpieczenie od przerw w działalności konieczne jest przedstawienie także, przynajmniej  Planu Ciągłości Działania. Oczywiście wymogi  poszczególnych Towarzystw różnią się w  szczegółach np. przy określeniu  minimalnej częstotliwości archiwizacji. Część ubezpieczycieli uzależnia udzielenie ochrony od szyfrowania danych, a inni jedynie naliczają zwyżkę za brak takiej aktywności.

Doświadczenia pokazują, że w wielu spółkach środki zabezpieczeń nie spełnią minimalnych standardów. Dlatego też często zawarcie ubezpieczenia Cyber poprzedza audyt i wdrożenie wynikających z niego rekomendacji przez specjalistyczne firmy współpracujące z Towarzystwami Ubezpieczeń. Podkreślić należy, że z  grupy docelowej tego ubezpieczenia, rzecz jasna, nie są wykluczone przedsiębiorstwa posiadające najnowocześniejsze zabezpieczenia. Nie warto bowiem łudzić się, że ktokolwiek jest w stanie całkowicie wyeliminować  ryzyka cybernetyczne środkami technicznymi. 

W wyniku ataku hakerów dane utracił ekspert od spraw cyberbezpieczeństwa, który twierdzi, że wykrył  tożsamość osób należące do grupy Anonymus.   Nie jest też powszechna świadomość, że za bezpieczeństwo odpowiadają po części czynniki zewnętrzne względem samych zainteresowanych. Doskonale ilustruje to sytuacja jaka miała miejsce we wrześniu, gdy ofiarą ataku hakerskiego padł jeden z największych w Polsce dostawców hostingu – home.pl i jego klienci. Przez  kilka godzin nie działo tysiące stron internetowych i skrzynek e-mail.

W żargonie informatycznym funkcjonuje termin luka zero-day, czyli taka niedoskonałość, o którą twórcy oprogramowania odkrywają dopiero po tym jak ujawnią się szkody u użytkowników z niej wynikające. Ryzyko rezydualne stanowi także czynnik ludzki  wewnątrz organizacji. Do ujawnienia danych wystarczy błędnie zaadresowana wiadomości e-mail. Oczywiście można dochodzić odszkodowania od sprawców, ale nie można mieć pewności, że odpowiedzialny będzie w stanie naprawić szkodę.   

Dodać należy także, że ubezpieczenia Cyber nie substytuują inne produkty.  W ubezpieczeniu  odpowiedzialności cywilnej spółki obejmujące szkody  z wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej wyłączone są  skutki  działania  wirusów komputerowych i innego rodzaju złośliwego oprogramowania, naruszenia praw własności intelektualnej (np. autorskich) czy dóbr osobistych innych niż życie i zdrowie. W uproszczeniu to samo można powiedzieć o części ubezpieczeń zysku przedsiębiorstwa (BI – business interruption insurance). Nawet specjalne klauzule dodawanie do innych produktów zapewniają jedynie szczątkową ochronę w porównaniu z Cyber. 

W zakresie tajemnicy zawodowej zakres ubezpieczenia cybernetycznego może się niekiedy nakładać się  ubezpieczeniem OC zawodowym. Błędem także było by utożsamienie produktu Cyber z ubezpieczeniem sprzętu elektronicznego. Drugie z wymienionych może co prawda  także obejmować  koszty odtworzenie i odzyskania, lecz w znanie węższym spectrum przypadków. 

Ja: Czy zakresem wymienionych wyżej produktów objęte są skutki zmian prawnych dokonanych w ostatnich latach ?

Michał: Moniko, jednoznaczna i wyczerpująca odpowiedź na to pytanie jest niezwykle trudna, ze względu na olbrzymią ilość zmian prawnych. Jednakże OWU na ogół nie wymieniają taksatywnie przepisów, na których mogą być oparte oskarżenia, kary, czy roszczenia  podlegające ochronie. To z pewną dozą ostrożności pozwala stwierdzić, że oferta ubezpieczycieli zasadniczo jest adekwatna do zmieniających się uwarunkowań prawnych. Ponadto należy mieć na uwadze fakt, że  treść Ogólnych Warunków Ubezpieczeń także ewoluje.

Kary administracyjne wynikające z rozporządzenia MAR i dyrektywy MAD, jak wszystkie mogą być pokryte z polisy D&O. Odróżnić od nich trzeba grzywny, które ubezpieczyciel nie sfinansuje. Można liczyć jednak na opłacenie kosztów obrony w obu rodzajach spraw. Od przyszłego   roku wchodzi w życie ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych czyli PPK. Zagrożenia prawne z tym związane przynajmniej w części objęte są ochroną polisy D&O. Z tym, że w niektórych przypadkach ochrona zadziała, o ile w zakresie znajduje się klauzula programów świadczeń pracowniczych, ale nawet wtedy poza ochroną pozostawać będą grzywny. 

Chyba żadna regulacja  w tym roku nie odbiła się takim echem w mediach jak RODO. Potrzebom związanym z ochroną wszelkich danych osobowych (ale nie tylko) odpowiada ubezpieczenie Cyber, a dalszej kolejności D&O. Jeden z ubezpieczycieli przygotował nawet specjalną wersję ubezpieczenia cybernetycznego ograniczoną do ryzyk związanych ze wspomnianym wyżej unijnym rozporządzeniem. Również implementacja dyrektywy NIS nie czynni zakresu ubezpieczenia D&O czy Cyber nieaktualnym. Z  wieloma problemami wynikającymi z dyrektywy o prawie autorskim  nazwanej potocznie ACTA 2 pomoże poradzić sobie ubezpieczenie cyber  rozszerzone o klauzulę działalności multimedialnej. 

Już po nowelizacji ustawy o odpadach, która weszła w życie 05.09.2018 organy wydające zezwolenia na zbieranie i przetwarzanie odpadów potwierdziły adekwatność niektórych ubezpieczeń środowiskowych jako formy zabezpieczenia roszczeń wymaganej przez nowe przepisy.

Ja: Michał uff, naprawdę wyjaśniłeś na moim blogu sporo ważnych i nieoczywistych zagadnień, dziękuję Ci za to. Rola dziennikarki☺ – muszę przyznać – też jest fajna. 

*******

Jeśli któryś z autorów blogów Grupy web.lex  [www.LexMonitor.pl] miałby ochotę na uczestnictwo w podobnym wywiadzie ☺ to serdecznie zapraszam, szczególne zaproszenie kieruję do Mecenas Anny Copp autorki bloga https://odpowiedzialnoscmenedzera.biz/ oraz Mecenasa Łukasza Chmielniaka autora bloga https://bialekolnierzyki.com.pl/ których blogi cenię, czytam i polecam swoim Klientom w zakresie odpowiedzialności karnej i podatkowej kadry zarządzającej.

A póki co wszystkim moim Czytelnikom i Klientom z branży gastronomicznej polecam blog Mecenas Marty Koseckiej http://przepisnagastronomie.pl/o-mnie/, której spełniło się moje marzenie bo mieszka w Trójmieście☺ i zapewne wszystkie swoje najciekawsze posty wymyśla spacerując brzegiem morza, a być może nawet moją ulubioną trasą Gdynia Orłowo – Sopot. Przystępnym językiem, „krok po kroku” przeprowadza przedsiębiorcę przez przepisy regulujące tą arcykonkurencyjną branżę – serdecznie polecam!

Natomiast koleżankom i kolegom „po fachu”, którzy żyją w przekonaniu, że marketing prawniczy to nadal głównie „przekazy ustne”☺ polecam blog Rafała Chmielewskiego https://pamietnikadwokata.pl/. Śmiem twierdzić, że na polskiej scenie marketingu prawniczego nie ma sobie równych, a pod względem wiedzy na temat prawniczego bloga, podejścia do nas prawników jako swoich klientów osiągnął klasę mistrzowską, która na zawsze pozostanie niezagrożona. Dziękuję Rafale!

Ubezpieczenie członka zarządu

Monika Drab-Grotowska08 grudnia 2018Komentarze (0)

Ubezpieczenie członka zarząduDziś wyjątkowy wpis. 

Goszczę na moim blogu mojego wieloletniego dobrego kolegę Michała Wątrobińskiego – jest jednym z nas bo Prezesem Zarządu firmy ANDIW BROKERS Sp. z o.o. www.broker.andiw.pl. Z wykształcenia prawnik, z zamiłowania manager. 

To idealny człowiek do tego, aby opowiedzieć o ubezpieczeniach związanych z odpowiedzialnością osób kierujących osobami prawnymi. Temat jest bardzo obszerny, więc pewnie zaproszenie będę ponawiać.

Dziś wcielę się w rolę dziennikarki☺ 

Zaczynamy!

***

Ja: Michał jakie produkty ubezpieczenia mogą zabezpieczyć przed odpowiedzialnością członków zarządu lub rady nadzorczej?

Michał: Sposobów jest prawie tak wiele jak potrzeb. Truizmem będzie stwierdzenie, że każda sytuacja jest inna. Natomiast podstawowym rozwiązaniem jest ubezpieczenie D&O (ang. Director &Oficers Insurance) nazywane  niekiedy ubezpieczeniem OC członków zarządu spółki kapitałowej. Ta nazwa nie oddaje w pełni istoty tego ubezpieczenia. Po pierwsze D&O chroni nie tylko od odpowiedzialności cywilnej. Jego zawarcie może być pomocne także w razie problemów z prawem administracyjnym lub karnym. Ubezpieczyciel pokryje kary administracyjne nałożone na zarządzających  oraz sfinansuje koszty obrony w postępowaniu karnym czy karnoskarbowym oraz poręczenia majątkowego, o którym mowa w art. 266 KPK (potocznie nazywanego kaucją). Ubezpieczeni w trakcie obrony mogą liczyć także na wsparcie psychologiczne, public relations oraz dodatkowe środki w związku ze stawiennictwem przed sądem. 

Zwykle niedostrzegany lub niedoceniany  jest prewencyjny aspekt tego produktu. Z polisy pokrywane są koszty porady prawnej i innych usług eksperckich, mające zapobiec oczekiwanemu roszczeniu lub zminimalizować jego zakres.   Można też liczyć na finansowanie pomocy prawnej w razie kontroli lub inspekcji. Polisa przyda się już, gdy postępowanie toczone jest w sprawie, a nie przeciwko władzą spółki. Po drugie ubezpieczenie D&O obejmuje nie tylko członków zarządu, ale także osoby zasiadające w Radzie Nadzorczej, Komisji Rewizyjnej, prokurentów i innych pełnomocników, głównych księgowych, dyrektorów, menagerów bez względu na to czy wchodzą w skład jakiegokolwiek organu spółki. Po trzecie oprócz kierujących spółkami kapitałowymi ubezpieczenie D&O dostępne jest również dla zarządzających wieloma innymi organizacjami. Przykładem są spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia, wspólnoty mieszkaniowe. 

Ja: Czy dopuszczalne  jest ubezpieczenie tylko Prezesa zarządu ?

Michał: Nie ma przeszkód formalnych, by zawężać domyślny krąg ubezpieczonych. Jednakże praktykowane jest to sporadycznie, gdyż składka za polisę chroniącą wyłączenie zarząd czy jednego z jego członków nie będzie (znacząco) niższa od ceny  ubezpieczenia obejmującego także inne osoby. Pamiętać należy, że suma ubezpieczenia  (gwarancyjna) jest wspólna dla wszystkich ubezpieczonych.

Trudne może się okazać objęcie D&O wyłącznie jednego menagera nie zasiadającego, w żadnym z organów spółki, bez zaangażowania w ten proces zarządu. Taka  osoba prawdopodobnie nie będzie w stanie podać danych niezbędnych do przedstawienia oferty, ani skutecznie złożyć oświadczenia woli (podpisu) w imieniu zatrudniającego ją podmiotu. To spółka jest ubezpieczającym, czyli stroną umowy z ubezpieczycielem.

Remedium może się okazać ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej menagera, z tym, że  przeważnie kosztuje ono więcej niż D&O chroniące szeroko rozumiane władze organizacji.

Ja: Czy ochroną mogą być objęci członkowie zarządu sprawujący swoje funkcje na podstawie kontraktu managerskiego ?

Michał: Wiele zależy od konkretnego OWU, ale regułą jest, że z ubezpieczenia mogą skorzystać członkowie organów bez względu na łączącą ich ze spółką umowę, a nawet osoby pełniące funkcje wyłącznie na podstawie aktu powołania. Z reguły nie ma znaczenia także podstawa zatrudnienia menagera nie zasiadającego w zarządzie. Ochroną mogą być objęci faktycznie zarządzający bez podstawy prawnej (shadow directors). 

Ja: Czy ochrona trwa, po zaprzestaniu pełnienia funkcji członka zarządzie ? 

Michał: Brak statusu członka organu w chwili zgłoszenia roszczenia nie przesądza, że dana osoba nie jest chroniona polisą. Ubezpieczyciel zasadniczo odpowiada za roszczenia zgłoszone w okresie ubezpieczenia, a mające miejsce po określonej dacie w przeszłości.

Nie można wykluczyć zatem, że z polisy będzie korzystać członek zarządu, który przestał wchodzić w skład organu przed rozpoczęciem okresu ubezpieczenia. Jednakże taka osoba bardzo często nie ma świadomości, że ma status ubezpieczonego. Zdarzają się także sytuacje, gdy spółka upomina się o swoje prawa dopiero po upływie okres ubezpieczenia, a kolejna  polisa D&O nie zostanie zawarta. Wtedy czyny popełnione lub rzekomo popełnione przez członka organu  przed upływem okresu ubezpieczenia będą podlegać ochronie  przez określony czas po upływie tego okresu.

Długość dodatkowego okresu zależy od kilku czynników. Znaczenie mają między innymi Ogólne Warunki Ubezpieczenia poszczególnych towarzystw, chwila i powód zaprzestania pełnienia funkcji, procesy transformacyjne spółki.

Ja: Jakie szkody pokrywane są najczęściej z polisy D&O ?

Michał: Bardzo liczne są sytuacje, gdy zakład ubezpieczeń finansuje nawet koszty obrony przez pełnomocników. W wielu przypadkach roszczenia czy oskarżenia okazują się bezzasadne, co nie oznacza, że nie mieszczą się zakresie ochrony.

Odszkodowania zdarzają się znacznie rzadziej, ale dotyczą niekiedy kwot sięgających milionów złotych. Nadal dominują roszczenia ze strony spółki, ale zyskuje na znaczeniu ochrona przed wierzycielami szczególnie publicznoprawnymi.

Wbrew pozorom kary pieniężne nie są nagminnym problemem. Zauważalny  jest wzrost częstotliwości wszystkich rodzajów szkód. 

Ja: Jakie zdarzenia nie są objęte D&O ?

Michał: Ochronie nie podlegają oczywiście skutki działań umyślnych. Pamiętać jednak należy, że  zarzucenie umyślnych działań to zdecydowanie za mało, by ubezpieczenie nie zadziałało. Upraszczając odpowiedzialność Towarzystwa jest wyłączona, gdy umyślność zostanie stwierdzona prawomocnym wyrokiem.

Nie należą do ewenementów sytuacje, gdy na koszt ubezpieczyciela oskarżony bądź pozwany przez lata korzysta z poręczenia majątkowego, usług prawników i innych ekspertów, a orzeczenie kończące sprawę nie pozostawi wątpliwości co do umyślności jego działań. Dopiero wtedy ubezpieczyciel może wystąpić o zwrot wydatków.

Warto dodać, że przeważająca większość OWU obejmuje następstwa prawne rażącego niedbalstwa członków kierownictwa spółki. Podobnie jak we wszystkich ubezpieczeniach odpowiedzialności poza zakresem ubezpieczenia są  roszczenia wniesione i postępowania prowadzone na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki bądź jego terenów zależnych lub na podstawie obowiązującego tam prawa. Od tego ograniczenia istnieje sporo wyjątków, z których jednym z najistotniejszych są koszty obrony.  Niektóre zakłady ubezpieczeń analogiczne jak USA traktują Kanadę. Inną kwestią jest, że świadczenie nie zostanie zrealizowane przez ubezpieczyciela, jeśli miały by to złamać sankcje międzynarodowe.

D&O dotyczy tylko czystych strat finansowych. Innymi słowy wyłączone są szkody na rzeczy i osobie za wyjątkiem kosztów obrony władz w tym zakresie.

Zrozumiałe jest także, że polisa D&O nie obejmuje szkód pokrywanych przez inne ubezpieczenia, a w szczególności nieprawidłowości w zakresie wykonywania czynności zawodowych.  

Podstawą wypłaty świadczenia nie może być także umowne rozszerzenie odpowiedzialności menagera względem zasad wyznaczonych przez ustawodawcę zawarte w umowie między nim a spółką. Na przykład ochronie nie podlegają skutki przyjęcia przez zarząd odpowiedzialności za wykonanie planu niezależnie od winy. Podobnie ubezpieczyciel nie zapłaci także kary umownej za niewywiązanie się z obowiązków kierownictwa względem organizacji. 

Prawie wszystkie produkty D&O działają według triggera claims made, co w praktyce znaczy tyle, że ubezpieczenie zadziała wobec roszczeń zgłoszonych w okresie ubezpieczenie, nawet jeśli sama zdarzenie wyrządzające szkodę, czy ujawnienie się szkody miały miejsce  przed rozpoczęciem okresu ubezpieczenia. Nie powinno dziwić, że wyłączona jest odpowiedzialność zakładu ubezpieczeń  za zdarzenia i okoliczności, co do których ubezpieczony wiedział lub przy zachowaniu należytej staranności powinien był wiedzieć przez dniem obowiązywania polisy oraz postępowania rozpoczęte przed tą datą.   

Typowym wyłączeniem są także podatki, opłaty, daniny oraz świadczenia i odprawy pracownicze, co wcale nie oznacza, że ubezpieczeni pozbawieni są refundacji kosztów obrony w postępowaniu karnoskarbowym. Ponadto ubezpieczenie zadziała w razie odpowiedzialności majątkiem osobistym za zaległości podatkowe i składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w art. 107 i 116 Ordynacji podatkowej oraz w art. 31 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to zarówno kosztów obrony, ustanowienia zabezpieczenia w celu ochrony majątku prywatnego jak zapłaty samej należności.    

Wiele osób nie dostrzega, że ubezpieczenie D&O ma chronić kierownictwo spółki przed roszczeniami osób trzecich, a nie zabezpieczać zarządzających przed następstwami  naruszenia ich praw. Egzemplifikację mogą stanowić nie udzielenie absolutorium czy odwołanie z funkcji. Te zdarzanie łączyć się co prawda mogą z zarzutami nieprawidłowego działania, ale per se nie są objęte ochroną polisy D&O. 

Oprócz powyższych   wyłączeń, które znajdują się w wszystkich OWU istnieje katalog ograniczeń charakterystycznych dla poszczególnych towarzystw. Tytułem przykładu można tu wymienić brak odpowiedzialności  niektórych ubezpieczycieli za azbest, zanieczyszczenie środowiska naturalnego, prawa własności intelektualnej, prawo konkurencji. 

Ja: Michał a jakbyś miał porównać to czym oprócz wyłączeń różnią się poszczególne oferty D&O ?

Michał: Temat jest niezwykle obszerny, gdyż D&O oferuje kilkanaście zakładów ubezpieczeń, a część z nich posiada więcej niż jedną wersję Ogólnych Warunków Ubezpieczeń. Różnice w OWU dotyczą między innymi ochrony likwidatorów i współmałżonków i partnerów życiowych członków władz organizacji.

Jako egzemplifikacja może służyć także długość okresu dodatkowego dla ustępujących członków organów.  Limit dla osoby która w okresie ubezpieczenia przestanie mieścić się w definicji ubezpieczonego z przyczyn innych niż skazanie orzeczeniem sądu wynosi  od 72 miesięcy do nieskończoności. Ma to znaczenie w kontekście poruszonej już na Twoim blogu kwestii terminów przedawnienia.

Trzeba zwrócić uwagę na liczne odmienności w samych ofertach. Ubezpieczenie D&O ma zasadniczo konstrukcję modułową. Opisanie danego zakresu w OWU nie przesądza, że znajdzie się on w ochronie. Zróżnicowane bywają podlimity w ramach sumy ubezpieczenia oraz limity dodatkowe ponad sumę. Tych pierwszych z reguły jest kilkanaście a drugich kilka. Znaczenie ma także wysokość udziału własnego czyli określonej w umowie części szkody, która nie będzie pokryta przez ubezpieczyciela.

Przy ubezpieczeniu D&O zdarzają się jedynie udziały kwotowe (nigdy procentowe) i odnoszą się tylko do niektórych klauzul. W porównaniu nie należy ignorować także daty reaktywnej. Ubezpieczyciel  zobowiązany jest do wypłaty świadczenia, tylko jeśli zdarzenie szkodowe zajdzie po  tej dacie i zostanie zgłoszone  w okresie ubezpieczenia. 

Istotne są także indywidualnie uzgodnione klauzule umowne. Organizacji istniejącej krócej niż dwa lata albo w nienajlepszej kondycji finansowej niektórzy ubezpieczyciele prawdopodobnie zaproponują wyłączenie z zakresu skutków niewypłacalności spółki, o ile przedstawią jakąkolwiek ofertę, chociaż zdarzają się wyjątki. Dodatkowe postanowienia umowne traktować można jako narzędzie optymalizacji zakresu. Jest to zadanie dla brokerów ubezpieczeniowych. Doświadczony pełnomocnik który znając potrzeby i wymagania konkretnego klienta oraz ofertę różnych TU jest w stanie wynegocjować ograniczenie zakresu wyłączeń, zmianę definicji czy klauzule doprecyzowujące znaczenie kluczowych postanowień.  

Ja: OK, Michał dziękuję Ci bardzo za rozmowę. Ciąg dalszy nastąpi już wkrótce. Opowiemy m.in. jakie są inne możliwe rozwiązania oprócz D&O.

*****

Wszystkim moim Klientom i Czytelnikom polecam rozwiązanie, które od lat przedstawiam na szkoleniach https://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/ :

  • Należy podpisywać „dobre” umowy.
  • Należy posiadać dowody na zachowanie należytej staranności. 
  • Należy zadbać o “dobre” ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej –  w wyborze może pomóc solidna i doświadczona kancelaria brokerska, np. Michała, którego poznaliście w dzisiejszym wywiadzie www.broker.andiw.pl

Przy okazji dzisiejszego wpisu, chciałabym polecić Wam, moi drodzy Czytelnicy, także blog Mecenas Anety Kułakowskiej https://zarzadwspolcezoo.pl/o-blogu/, która “za rękę” prowadzi członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dając mu praktyczne wskazówki jak ma postąpić w danej sytuacji. 

Drogi Czytelniku, od 1 stycznia 2019 r. zmieni się wiele zagadnień dotyczących spraw pracowniczych  – zaglądaj na mojego bloga i bądź na bieżąco! 

Dziś opowiem Ci jak prawidłowo, po 1 stycznia 2019 r., zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę.

Otóż, od 1 stycznia 2019 r. prawną zasadą staje się wypłata wynagrodzenia na rachunek pracownika. I choć taka była dotychczas powszechna praktyka, pracodawcy muszą pamiętać o kilku obowiązkach związanych z wprowadzeniem tej nowej regulacji prawnej.

zmiana formy wypłaty wynagrodzeniaOd wielu lat, prawną regułą – co do formy wypłaty wynagrodzenia – jest art. 86 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym  obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Zasadą płynącą z powszechnie obowiązujących przepisów jest zatem, wypłata wynagrodzenia do rąk pracownika, a dopiero gdyby pracownik wyraził na to pisemną zgodę lub pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi zapisałby taką regulację w układzie zbiorowym pracy – wynagrodzenie może być płacone na konto bankowe pracownika.

Wypłata wynagrodzenia przelewem, aby była prawnie dopuszczalna – wymaga zatem od pracownika i pracodawcy podjęcia dodatkowych czynności – albo złożenia przez pracownika odpowiedniego pisemnego wniosku, albo negocjacji ze związkami zawodowymi uwieńczonych zapisem o takiej formie płatności pensji pracowniczych.

Praktyka zaś od wielu lat jest zupełnie odwrotna – co do zasady wynagrodzenie jest płatne na rachunek bankowy pracownika, a rzadko zdarza się, żeby pracownicy wynagrodzenie otrzymywali do rąk własnych. Aby iść zatem z biegiem czasu i dostosować przepisy w tym zakresie do zmieniających się okoliczności i potrzeb rynku, od 1 stycznia 2019 r., została wprowadzona zmiana do Kodeksu pracy.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 86 § 3 Kodeksu pracy wypłata wynagrodzenia ma być dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Zasadą zatem, od nowego roku, staje się to, co jest stałą od wielu lat praktyką – wynagrodzenia wypłaca się na rachunki bankowe pracowników, a jedynie w przypadku, gdyby któryś z nich złożył wniosek (w formie elektronicznej lub pisemnej) – wypłaty dokonuje się do jego rąk własnych.

W związku z wejściem nowych prawnych zasad wypłaty wynagrodzenia pracodawca nie ma żadnego obowiązku informacyjnego w stosunku do pracowników, wobec których wypłata wynagrodzenia dokonywana była w formie przelewu na rachunek bankowy. Dla tych pracowników nic się bowiem w tej materii faktycznie nie zmienia. 

Inaczej jest jednak z pracownikami , którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych – taki sposób wypłaty pensji od 1 stycznia 2019 r. choć jest prawnie możliwy, to wymaga złożenia przez tych pracowników wniosków o kontynuowanie wypłaty wynagrodzenia w takim trybie. Z tego powodu, pracodawca – Zarząd, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie nowej regulacji (czyli do 21 stycznia 2019 r.), ma obowiązek poinformować – w sposób przyjęty w firmie – pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:

  • podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę (jeśli chcieliby przejść na taką formę rozliczenia z pracodawcą) albo 
  • złożenia – w formie elektronicznej lub pisemnej – wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych,

Podanie przez pracownika numeru rachunku lub złożenie wniosku o dalsze wypłacanie wynagrodzenia w formie przelewu powinno być dokonane przez pracownika w terminie 7 dni od otrzymania w/w informacji.

Dodatkowo zmiana reguł dotyczących sposobu wypłaty wynagrodzenia, a także fakt, iż zasadą staje się wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika, ma wpływ na sam proces zatrudniania nowych pracowników. 

Pracodawca wobec osób podejmujących zatrudnienie w firmie  ma prawo żądania numeru rachunku płatniczego, na który będzie przelewane wynagrodzenie pracownika, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 2 pkt 3 w brzmieniu nadanym od 1 stycznia 2019 r.). 

Drogie Zarządy i Działy HR czas na porządki świąteczne w zakresie dokumentacji pracowniczej☺

Dokumentacja pracownicza 2019

Zgodnie z art. 94 ust. 9a Kodeksu pracy pracodawca a zatem Zarząd ma obowiązek prowadzić dokumentację każdego zatrudnionego w swojej firmie pracownika. Dotychczas dokumentacja – w każdym aspekcie – musiała być prowadzona w formie pisemnej. Oznaczało to, że każdy dokument ze stosunku pracy musiał posiadać formę papierową – ona bowiem jako jedyna była dotychczas dopuszczalna. Taka zasada dotyczyła zarówno teczek osobowych pracowników, jak i pozostałej dokumentacji kadrowo-płacowej.

Albo papierowa albo elektroniczna

Od 1 stycznia 2019 r. została uchwalona w tym zakresie zmiana obowiązujących przepisów. Od tej daty dopuszczalna będzie jedna z dwóch alternatywnych form prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Pracodawca będzie mógł tworzyć i prowadzić ją w wersji papierowej albo elektronicznej – według własnego uznania. Ważne jest jednak, iż podejmując decyzję o określonym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca będzie musiał być konsekwentny – sposób ten będzie obowiązywał dla całości dokumentacji.

Nie będzie zaś można korzystać po części z dokumentacji papierowej, a po części z elektronicznej. Dopuszczalne będzie prowadzenie i przechowywanie tylko całej dokumentacji albo w formie papierowej, albo w formie elektronicznej – nie zaś mieszanej.

Pozostanie przy wersji papierowej

Firmy, które podejmą decyzję, że od 1 stycznia 2019 r. będą kontynuowały prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w formie papierowej, nie będą musiały spełnić żadnych dodatkowych wymogów w zakresie informowania pracowników o zasadach prowadzenia takiej dokumentacji.

Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną 

Pracodawcy, którzy postanowią zmienić dotychczasową dokumentację na elektroniczną i w takiej formie prowadzić ją w przyszłości muszą mieć świadomość obowiązujących dla takiego procesu regulacji prawnych. 

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby. Opatrzenie dokumentu takim podpisem lub pieczęcią będzie miało na celu potwierdzenie jego zgodność „pierwotnym” dokumentem papierowym. Co więcej, jeśli pracodawca będzie miał zamiar powrócić do papierowej wersji dokumentacji pracowniczej będzie mógł to w każdej chwili uczynić. Zmiana taka będzie zaś następowała poprzez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca decydujący się na zmianę formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (na początek – z pisemnej na elektroniczną, ale w przyszłości również z elektronicznej na pisemną) będzie miał obowiązek poinformowania pracowników – w sposób u niego przyjęty – o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W związku z taką zamianą pracownik będzie miał prawo w terminie 30 dni od dnia przekazania mu informacji w tym zakresie – odebrać poprzednią postać dokumentacji.

W razie nie skorzystania przez pracownika z tego uprawnienia, pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji  nie będzie to jednak obowiązkiem pracodawcy. Jest to jedyna okoliczność, kiedy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. przepisy będą dopuszczały przechowywanie dokumentacji pracowniczej w dwóch formach (nieodebranej przez pracownika dokumentacji, którą pracodawca przekonwertował na formę elektroniczną lub papierową wraz z nową „przekonwertowaną” wersją). 

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – 10 lat

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, bez względu na formę tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Okres przechowywania tej dokumentacji będzie jednak skrócony z 50 lat, tak jak to było dotychczas, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie, chyba, ze przepisy szczególne będą ustanawiały inny okres przechowywania tej dokumentacji. 

Problem teczek osobowych przy ponownym zatrudnieniu – rozwiązany

Dotychczas, w powszechnie obowiązujących przepisach, brak było regulacji dotyczącej sposobu postępowania w razie ponownego zatrudnienia pracownika w tej samej firmie. Pracodawcy nie wiedzieli czy powinni w takiej sytuacji do nowo nawiązanego stosunku pracy wykorzystać wcześniej stworzoną teczkę osobową, czy też założyć nową. Ten dylemat został rozwiązany w ramach omawianej nowelizacji.

Od 1 stycznia 2019 r. w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, w którym pracodawca będzie jeszcze przechowywał poprzednią dokumentację (czyli w okresie 10 lat od zakończenia wcześniejszego stosunku pracy), firma będzie musiała kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. W przypadku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. 

Prawo pracownika do odbioru dokumentacji kadrowo-płacowej

Pracodawca po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonego od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy pracownika ulegnie zakończeniu, będzie miał obowiązek przechowywać tę dokumentację jeszcze przez jakiś czas.

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, do końca kolejnego miesiąca kalendarzowego, pracownik będzie miał prawo zgłosić się po odbiór tejże dokumentacji. Dopiero jeśli w tym czasie pracownik nie skorzysta ze swojego uprawnienia, pracodawca uzyska nie tylko prawo ale też obowiązek zniszczenia dokumentacji. Nie będzie musiał zrobić tego wprawdzie natychmiast, będzie miał na to kolejnych 12 miesięcy. W tym czasie (czyli już po 1-miesięcznym okresie na odbiór dokumentacji przez pracownika),jeśli pracownik zgłosi się po odbiór swojej dokumentacji, pracodawca będzie mógł ją – według własnego uznania – albo wydać pracownikowi albo zniszczyć.

Nowa informacja do świadectwa pracy

W związku z możliwością odebrania przez pracownika jego dokumentacji, w terminie, o którym mowa w akapicie poprzedzającym, od 1 stycznia 2019 r. – w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie miał obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie w/w miesiąca.

Uwaga na przepisy przejściowe

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczyć będzie, co do zasady, stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.  Do stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem zastosowanie ma dotychczasowy 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jednakże, do stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. – w przypadku złożenia przez pracodawcę dodatkowego raportu informacyjnego do zakładu ubezpieczeń społecznych, pracodawca będzie mógł zastosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji (liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony).

Trzymamy kciuki i zapraszamy na szkolenia naszej Akademii! 

*****

Przeczytaj też: Wolna Wigilia i Sylwester 2018 r.