Monika Drab-Grotowska

radca prawny

Jestem partnerem w kancelarii Drab - Grotowska Juszczyńska, Achler reprezentuję strony w postępowaniach sądowych, specjalizuję się w prawie pracy, prawie cywilnym oraz szeroko pojętym prawie gospodarczym.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Ubezpieczenie członka zarządu

Monika Drab-Grotowska08 grudnia 2018Komentarze (0)

Ubezpieczenie członka zarząduDziś wyjątkowy wpis. 

Goszczę na moim blogu mojego wieloletniego dobrego kolegę Michała Wątrobińskiego – jest jednym z nas bo Prezesem Zarządu firmy ANDIW BROKERS Sp. z o.o. www.broker.andiw.pl. Z wykształcenia prawnik, z zamiłowania manager. 

To idealny człowiek do tego, aby opowiedzieć o ubezpieczeniach związanych z odpowiedzialnością osób kierujących osobami prawnymi. Temat jest bardzo obszerny, więc pewnie zaproszenie będę ponawiać.

Dziś wcielę się w rolę dziennikarki☺ 

Zaczynamy!

***

Ja: Michał jakie produkty ubezpieczenia mogą zabezpieczyć przed odpowiedzialnością członków zarządu lub rady nadzorczej?

Michał: Sposobów jest prawie tak wiele jak potrzeb. Truizmem będzie stwierdzenie, że każda sytuacja jest inna. Natomiast podstawowym rozwiązaniem jest ubezpieczenie D&O (ang. Director &Oficers Insurance) nazywane  niekiedy ubezpieczeniem OC członków zarządu spółki kapitałowej. Ta nazwa nie oddaje w pełni istoty tego ubezpieczenia. Po pierwsze D&O chroni nie tylko od odpowiedzialności cywilnej. Jego zawarcie może być pomocne także w razie problemów z prawem administracyjnym lub karnym. Ubezpieczyciel pokryje kary administracyjne nałożone na zarządzających  oraz sfinansuje koszty obrony w postępowaniu karnym czy karnoskarbowym oraz poręczenia majątkowego, o którym mowa w art. 266 KPK (potocznie nazywanego kaucją). Ubezpieczeni w trakcie obrony mogą liczyć także na wsparcie psychologiczne, public relations oraz dodatkowe środki w związku ze stawiennictwem przed sądem. 

Zwykle niedostrzegany lub niedoceniany  jest prewencyjny aspekt tego produktu. Z polisy pokrywane są koszty porady prawnej i innych usług eksperckich, mające zapobiec oczekiwanemu roszczeniu lub zminimalizować jego zakres.   Można też liczyć na finansowanie pomocy prawnej w razie kontroli lub inspekcji. Polisa przyda się już, gdy postępowanie toczone jest w sprawie, a nie przeciwko władzą spółki. Po drugie ubezpieczenie D&O obejmuje nie tylko członków zarządu, ale także osoby zasiadające w Radzie Nadzorczej, Komisji Rewizyjnej, prokurentów i innych pełnomocników, głównych księgowych, dyrektorów, menagerów bez względu na to czy wchodzą w skład jakiegokolwiek organu spółki. Po trzecie oprócz kierujących spółkami kapitałowymi ubezpieczenie D&O dostępne jest również dla zarządzających wieloma innymi organizacjami. Przykładem są spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia, wspólnoty mieszkaniowe. 

Ja: Czy dopuszczalne  jest ubezpieczenie tylko Prezesa zarządu ?

Michał: Nie ma przeszkód formalnych, by zawężać domyślny krąg ubezpieczonych. Jednakże praktykowane jest to sporadycznie, gdyż składka za polisę chroniącą wyłączenie zarząd czy jednego z jego członków nie będzie (znacząco) niższa od ceny  ubezpieczenia obejmującego także inne osoby. Pamiętać należy, że suma ubezpieczenia  (gwarancyjna) jest wspólna dla wszystkich ubezpieczonych.

Trudne może się okazać objęcie D&O wyłącznie jednego menagera nie zasiadającego, w żadnym z organów spółki, bez zaangażowania w ten proces zarządu. Taka  osoba prawdopodobnie nie będzie w stanie podać danych niezbędnych do przedstawienia oferty, ani skutecznie złożyć oświadczenia woli (podpisu) w imieniu zatrudniającego ją podmiotu. To spółka jest ubezpieczającym, czyli stroną umowy z ubezpieczycielem.

Remedium może się okazać ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej menagera, z tym, że  przeważnie kosztuje ono więcej niż D&O chroniące szeroko rozumiane władze organizacji.

Ja: Czy ochroną mogą być objęci członkowie zarządu sprawujący swoje funkcje na podstawie kontraktu managerskiego ?

Michał: Wiele zależy od konkretnego OWU, ale regułą jest, że z ubezpieczenia mogą skorzystać członkowie organów bez względu na łączącą ich ze spółką umowę, a nawet osoby pełniące funkcje wyłącznie na podstawie aktu powołania. Z reguły nie ma znaczenia także podstawa zatrudnienia menagera nie zasiadającego w zarządzie. Ochroną mogą być objęci faktycznie zarządzający bez podstawy prawnej (shadow directors). 

Ja: Czy ochrona trwa, po zaprzestaniu pełnienia funkcji członka zarządzie ? 

Michał: Brak statusu członka organu w chwili zgłoszenia roszczenia nie przesądza, że dana osoba nie jest chroniona polisą. Ubezpieczyciel zasadniczo odpowiada za roszczenia zgłoszone w okresie ubezpieczenia, a mające miejsce po określonej dacie w przeszłości.

Nie można wykluczyć zatem, że z polisy będzie korzystać członek zarządu, który przestał wchodzić w skład organu przed rozpoczęciem okresu ubezpieczenia. Jednakże taka osoba bardzo często nie ma świadomości, że ma status ubezpieczonego. Zdarzają się także sytuacje, gdy spółka upomina się o swoje prawa dopiero po upływie okres ubezpieczenia, a kolejna  polisa D&O nie zostanie zawarta. Wtedy czyny popełnione lub rzekomo popełnione przez członka organu  przed upływem okresu ubezpieczenia będą podlegać ochronie  przez określony czas po upływie tego okresu.

Długość dodatkowego okresu zależy od kilku czynników. Znaczenie mają między innymi Ogólne Warunki Ubezpieczenia poszczególnych towarzystw, chwila i powód zaprzestania pełnienia funkcji, procesy transformacyjne spółki.

Ja: Jakie szkody pokrywane są najczęściej z polisy D&O ?

Michał: Bardzo liczne są sytuacje, gdy zakład ubezpieczeń finansuje nawet koszty obrony przez pełnomocników. W wielu przypadkach roszczenia czy oskarżenia okazują się bezzasadne, co nie oznacza, że nie mieszczą się zakresie ochrony.

Odszkodowania zdarzają się znacznie rzadziej, ale dotyczą niekiedy kwot sięgających milionów złotych. Nadal dominują roszczenia ze strony spółki, ale zyskuje na znaczeniu ochrona przed wierzycielami szczególnie publicznoprawnymi.

Wbrew pozorom kary pieniężne nie są nagminnym problemem. Zauważalny  jest wzrost częstotliwości wszystkich rodzajów szkód. 

Ja: Jakie zdarzenia nie są objęte D&O ?

Michał: Ochronie nie podlegają oczywiście skutki działań umyślnych. Pamiętać jednak należy, że  zarzucenie umyślnych działań to zdecydowanie za mało, by ubezpieczenie nie zadziałało. Upraszczając odpowiedzialność Towarzystwa jest wyłączona, gdy umyślność zostanie stwierdzona prawomocnym wyrokiem.

Nie należą do ewenementów sytuacje, gdy na koszt ubezpieczyciela oskarżony bądź pozwany przez lata korzysta z poręczenia majątkowego, usług prawników i innych ekspertów, a orzeczenie kończące sprawę nie pozostawi wątpliwości co do umyślności jego działań. Dopiero wtedy ubezpieczyciel może wystąpić o zwrot wydatków.

Warto dodać, że przeważająca większość OWU obejmuje następstwa prawne rażącego niedbalstwa członków kierownictwa spółki. Podobnie jak we wszystkich ubezpieczeniach odpowiedzialności poza zakresem ubezpieczenia są  roszczenia wniesione i postępowania prowadzone na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki bądź jego terenów zależnych lub na podstawie obowiązującego tam prawa. Od tego ograniczenia istnieje sporo wyjątków, z których jednym z najistotniejszych są koszty obrony.  Niektóre zakłady ubezpieczeń analogiczne jak USA traktują Kanadę. Inną kwestią jest, że świadczenie nie zostanie zrealizowane przez ubezpieczyciela, jeśli miały by to złamać sankcje międzynarodowe.

D&O dotyczy tylko czystych strat finansowych. Innymi słowy wyłączone są szkody na rzeczy i osobie za wyjątkiem kosztów obrony władz w tym zakresie.

Zrozumiałe jest także, że polisa D&O nie obejmuje szkód pokrywanych przez inne ubezpieczenia, a w szczególności nieprawidłowości w zakresie wykonywania czynności zawodowych.  

Podstawą wypłaty świadczenia nie może być także umowne rozszerzenie odpowiedzialności menagera względem zasad wyznaczonych przez ustawodawcę zawarte w umowie między nim a spółką. Na przykład ochronie nie podlegają skutki przyjęcia przez zarząd odpowiedzialności za wykonanie planu niezależnie od winy. Podobnie ubezpieczyciel nie zapłaci także kary umownej za niewywiązanie się z obowiązków kierownictwa względem organizacji. 

Prawie wszystkie produkty D&O działają według triggera claims made, co w praktyce znaczy tyle, że ubezpieczenie zadziała wobec roszczeń zgłoszonych w okresie ubezpieczenie, nawet jeśli sama zdarzenie wyrządzające szkodę, czy ujawnienie się szkody miały miejsce  przed rozpoczęciem okresu ubezpieczenia. Nie powinno dziwić, że wyłączona jest odpowiedzialność zakładu ubezpieczeń  za zdarzenia i okoliczności, co do których ubezpieczony wiedział lub przy zachowaniu należytej staranności powinien był wiedzieć przez dniem obowiązywania polisy oraz postępowania rozpoczęte przed tą datą.   

Typowym wyłączeniem są także podatki, opłaty, daniny oraz świadczenia i odprawy pracownicze, co wcale nie oznacza, że ubezpieczeni pozbawieni są refundacji kosztów obrony w postępowaniu karnoskarbowym. Ponadto ubezpieczenie zadziała w razie odpowiedzialności majątkiem osobistym za zaległości podatkowe i składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w art. 107 i 116 Ordynacji podatkowej oraz w art. 31 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to zarówno kosztów obrony, ustanowienia zabezpieczenia w celu ochrony majątku prywatnego jak zapłaty samej należności.    

Wiele osób nie dostrzega, że ubezpieczenie D&O ma chronić kierownictwo spółki przed roszczeniami osób trzecich, a nie zabezpieczać zarządzających przed następstwami  naruszenia ich praw. Egzemplifikację mogą stanowić nie udzielenie absolutorium czy odwołanie z funkcji. Te zdarzanie łączyć się co prawda mogą z zarzutami nieprawidłowego działania, ale per se nie są objęte ochroną polisy D&O. 

Oprócz powyższych   wyłączeń, które znajdują się w wszystkich OWU istnieje katalog ograniczeń charakterystycznych dla poszczególnych towarzystw. Tytułem przykładu można tu wymienić brak odpowiedzialności  niektórych ubezpieczycieli za azbest, zanieczyszczenie środowiska naturalnego, prawa własności intelektualnej, prawo konkurencji. 

Ja: Michał a jakbyś miał porównać to czym oprócz wyłączeń różnią się poszczególne oferty D&O ?

Michał: Temat jest niezwykle obszerny, gdyż D&O oferuje kilkanaście zakładów ubezpieczeń, a część z nich posiada więcej niż jedną wersję Ogólnych Warunków Ubezpieczeń. Różnice w OWU dotyczą między innymi ochrony likwidatorów i współmałżonków i partnerów życiowych członków władz organizacji.

Jako egzemplifikacja może służyć także długość okresu dodatkowego dla ustępujących członków organów.  Limit dla osoby która w okresie ubezpieczenia przestanie mieścić się w definicji ubezpieczonego z przyczyn innych niż skazanie orzeczeniem sądu wynosi  od 72 miesięcy do nieskończoności. Ma to znaczenie w kontekście poruszonej już na Twoim blogu kwestii terminów przedawnienia.

Trzeba zwrócić uwagę na liczne odmienności w samych ofertach. Ubezpieczenie D&O ma zasadniczo konstrukcję modułową. Opisanie danego zakresu w OWU nie przesądza, że znajdzie się on w ochronie. Zróżnicowane bywają podlimity w ramach sumy ubezpieczenia oraz limity dodatkowe ponad sumę. Tych pierwszych z reguły jest kilkanaście a drugich kilka. Znaczenie ma także wysokość udziału własnego czyli określonej w umowie części szkody, która nie będzie pokryta przez ubezpieczyciela.

Przy ubezpieczeniu D&O zdarzają się jedynie udziały kwotowe (nigdy procentowe) i odnoszą się tylko do niektórych klauzul. W porównaniu nie należy ignorować także daty reaktywnej. Ubezpieczyciel  zobowiązany jest do wypłaty świadczenia, tylko jeśli zdarzenie szkodowe zajdzie po  tej dacie i zostanie zgłoszone  w okresie ubezpieczenia. 

Istotne są także indywidualnie uzgodnione klauzule umowne. Organizacji istniejącej krócej niż dwa lata albo w nienajlepszej kondycji finansowej niektórzy ubezpieczyciele prawdopodobnie zaproponują wyłączenie z zakresu skutków niewypłacalności spółki, o ile przedstawią jakąkolwiek ofertę, chociaż zdarzają się wyjątki. Dodatkowe postanowienia umowne traktować można jako narzędzie optymalizacji zakresu. Jest to zadanie dla brokerów ubezpieczeniowych. Doświadczony pełnomocnik który znając potrzeby i wymagania konkretnego klienta oraz ofertę różnych TU jest w stanie wynegocjować ograniczenie zakresu wyłączeń, zmianę definicji czy klauzule doprecyzowujące znaczenie kluczowych postanowień.  

Ja: OK, Michał dziękuję Ci bardzo za rozmowę. Ciąg dalszy nastąpi już wkrótce. Opowiemy m.in. jakie są inne możliwe rozwiązania oprócz D&O.

*****

Wszystkim moim Klientom i Czytelnikom polecam rozwiązanie, które od lat przedstawiam na szkoleniach https://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/ :

  • Należy podpisywać „dobre” umowy.
  • Należy posiadać dowody na zachowanie należytej staranności. 
  • Należy zadbać o “dobre” ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej –  w wyborze może pomóc solidna i doświadczona kancelaria brokerska, np. Michała, którego poznaliście w dzisiejszym wywiadzie www.broker.andiw.pl

Przy okazji dzisiejszego wpisu, chciałabym polecić Wam, moi drodzy Czytelnicy, także blog Mecenas Anety Kułakowskiej https://zarzadwspolcezoo.pl/o-blogu/, która “za rękę” prowadzi członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dając mu praktyczne wskazówki jak ma postąpić w danej sytuacji. 

Drogi Czytelniku, od 1 stycznia 2019 r. zmieni się wiele zagadnień dotyczących spraw pracowniczych  – zaglądaj na mojego bloga i bądź na bieżąco! 

Dziś opowiem Ci jak prawidłowo, po 1 stycznia 2019 r., zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę.

Otóż, od 1 stycznia 2019 r. prawną zasadą staje się wypłata wynagrodzenia na rachunek pracownika. I choć taka była dotychczas powszechna praktyka, pracodawcy muszą pamiętać o kilku obowiązkach związanych z wprowadzeniem tej nowej regulacji prawnej.

zmiana formy wypłaty wynagrodzeniaOd wielu lat, prawną regułą – co do formy wypłaty wynagrodzenia – jest art. 86 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym  obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Zasadą płynącą z powszechnie obowiązujących przepisów jest zatem, wypłata wynagrodzenia do rąk pracownika, a dopiero gdyby pracownik wyraził na to pisemną zgodę lub pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi zapisałby taką regulację w układzie zbiorowym pracy – wynagrodzenie może być płacone na konto bankowe pracownika.

Wypłata wynagrodzenia przelewem, aby była prawnie dopuszczalna – wymaga zatem od pracownika i pracodawcy podjęcia dodatkowych czynności – albo złożenia przez pracownika odpowiedniego pisemnego wniosku, albo negocjacji ze związkami zawodowymi uwieńczonych zapisem o takiej formie płatności pensji pracowniczych.

Praktyka zaś od wielu lat jest zupełnie odwrotna – co do zasady wynagrodzenie jest płatne na rachunek bankowy pracownika, a rzadko zdarza się, żeby pracownicy wynagrodzenie otrzymywali do rąk własnych. Aby iść zatem z biegiem czasu i dostosować przepisy w tym zakresie do zmieniających się okoliczności i potrzeb rynku, od 1 stycznia 2019 r., została wprowadzona zmiana do Kodeksu pracy.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 86 § 3 Kodeksu pracy wypłata wynagrodzenia ma być dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Zasadą zatem, od nowego roku, staje się to, co jest stałą od wielu lat praktyką – wynagrodzenia wypłaca się na rachunki bankowe pracowników, a jedynie w przypadku, gdyby któryś z nich złożył wniosek (w formie elektronicznej lub pisemnej) – wypłaty dokonuje się do jego rąk własnych.

W związku z wejściem nowych prawnych zasad wypłaty wynagrodzenia pracodawca nie ma żadnego obowiązku informacyjnego w stosunku do pracowników, wobec których wypłata wynagrodzenia dokonywana była w formie przelewu na rachunek bankowy. Dla tych pracowników nic się bowiem w tej materii faktycznie nie zmienia. 

Inaczej jest jednak z pracownikami , którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych – taki sposób wypłaty pensji od 1 stycznia 2019 r. choć jest prawnie możliwy, to wymaga złożenia przez tych pracowników wniosków o kontynuowanie wypłaty wynagrodzenia w takim trybie. Z tego powodu, pracodawca – Zarząd, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie nowej regulacji (czyli do 21 stycznia 2019 r.), ma obowiązek poinformować – w sposób przyjęty w firmie – pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:

  • podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę (jeśli chcieliby przejść na taką formę rozliczenia z pracodawcą) albo 
  • złożenia – w formie elektronicznej lub pisemnej – wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych,

Podanie przez pracownika numeru rachunku lub złożenie wniosku o dalsze wypłacanie wynagrodzenia w formie przelewu powinno być dokonane przez pracownika w terminie 7 dni od otrzymania w/w informacji.

Dodatkowo zmiana reguł dotyczących sposobu wypłaty wynagrodzenia, a także fakt, iż zasadą staje się wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika, ma wpływ na sam proces zatrudniania nowych pracowników. 

Pracodawca wobec osób podejmujących zatrudnienie w firmie  ma prawo żądania numeru rachunku płatniczego, na który będzie przelewane wynagrodzenie pracownika, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 2 pkt 3 w brzmieniu nadanym od 1 stycznia 2019 r.). 

Drogie Zarządy i Działy HR czas na porządki świąteczne w zakresie dokumentacji pracowniczej☺

Dokumentacja pracownicza 2019

Zgodnie z art. 94 ust. 9a Kodeksu pracy pracodawca a zatem Zarząd ma obowiązek prowadzić dokumentację każdego zatrudnionego w swojej firmie pracownika. Dotychczas dokumentacja – w każdym aspekcie – musiała być prowadzona w formie pisemnej. Oznaczało to, że każdy dokument ze stosunku pracy musiał posiadać formę papierową – ona bowiem jako jedyna była dotychczas dopuszczalna. Taka zasada dotyczyła zarówno teczek osobowych pracowników, jak i pozostałej dokumentacji kadrowo-płacowej.

Albo papierowa albo elektroniczna

Od 1 stycznia 2019 r. została uchwalona w tym zakresie zmiana obowiązujących przepisów. Od tej daty dopuszczalna będzie jedna z dwóch alternatywnych form prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Pracodawca będzie mógł tworzyć i prowadzić ją w wersji papierowej albo elektronicznej – według własnego uznania. Ważne jest jednak, iż podejmując decyzję o określonym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca będzie musiał być konsekwentny – sposób ten będzie obowiązywał dla całości dokumentacji.

Nie będzie zaś można korzystać po części z dokumentacji papierowej, a po części z elektronicznej. Dopuszczalne będzie prowadzenie i przechowywanie tylko całej dokumentacji albo w formie papierowej, albo w formie elektronicznej – nie zaś mieszanej.

Pozostanie przy wersji papierowej

Firmy, które podejmą decyzję, że od 1 stycznia 2019 r. będą kontynuowały prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w formie papierowej, nie będą musiały spełnić żadnych dodatkowych wymogów w zakresie informowania pracowników o zasadach prowadzenia takiej dokumentacji.

Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną 

Pracodawcy, którzy postanowią zmienić dotychczasową dokumentację na elektroniczną i w takiej formie prowadzić ją w przyszłości muszą mieć świadomość obowiązujących dla takiego procesu regulacji prawnych. 

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby. Opatrzenie dokumentu takim podpisem lub pieczęcią będzie miało na celu potwierdzenie jego zgodność „pierwotnym” dokumentem papierowym. Co więcej, jeśli pracodawca będzie miał zamiar powrócić do papierowej wersji dokumentacji pracowniczej będzie mógł to w każdej chwili uczynić. Zmiana taka będzie zaś następowała poprzez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca decydujący się na zmianę formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (na początek – z pisemnej na elektroniczną, ale w przyszłości również z elektronicznej na pisemną) będzie miał obowiązek poinformowania pracowników – w sposób u niego przyjęty – o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W związku z taką zamianą pracownik będzie miał prawo w terminie 30 dni od dnia przekazania mu informacji w tym zakresie – odebrać poprzednią postać dokumentacji.

W razie nie skorzystania przez pracownika z tego uprawnienia, pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji  nie będzie to jednak obowiązkiem pracodawcy. Jest to jedyna okoliczność, kiedy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. przepisy będą dopuszczały przechowywanie dokumentacji pracowniczej w dwóch formach (nieodebranej przez pracownika dokumentacji, którą pracodawca przekonwertował na formę elektroniczną lub papierową wraz z nową „przekonwertowaną” wersją). 

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – 10 lat

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, bez względu na formę tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Okres przechowywania tej dokumentacji będzie jednak skrócony z 50 lat, tak jak to było dotychczas, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie, chyba, ze przepisy szczególne będą ustanawiały inny okres przechowywania tej dokumentacji. 

Problem teczek osobowych przy ponownym zatrudnieniu – rozwiązany

Dotychczas, w powszechnie obowiązujących przepisach, brak było regulacji dotyczącej sposobu postępowania w razie ponownego zatrudnienia pracownika w tej samej firmie. Pracodawcy nie wiedzieli czy powinni w takiej sytuacji do nowo nawiązanego stosunku pracy wykorzystać wcześniej stworzoną teczkę osobową, czy też założyć nową. Ten dylemat został rozwiązany w ramach omawianej nowelizacji.

Od 1 stycznia 2019 r. w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, w którym pracodawca będzie jeszcze przechowywał poprzednią dokumentację (czyli w okresie 10 lat od zakończenia wcześniejszego stosunku pracy), firma będzie musiała kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. W przypadku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. 

Prawo pracownika do odbioru dokumentacji kadrowo-płacowej

Pracodawca po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonego od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy pracownika ulegnie zakończeniu, będzie miał obowiązek przechowywać tę dokumentację jeszcze przez jakiś czas.

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, do końca kolejnego miesiąca kalendarzowego, pracownik będzie miał prawo zgłosić się po odbiór tejże dokumentacji. Dopiero jeśli w tym czasie pracownik nie skorzysta ze swojego uprawnienia, pracodawca uzyska nie tylko prawo ale też obowiązek zniszczenia dokumentacji. Nie będzie musiał zrobić tego wprawdzie natychmiast, będzie miał na to kolejnych 12 miesięcy. W tym czasie (czyli już po 1-miesięcznym okresie na odbiór dokumentacji przez pracownika),jeśli pracownik zgłosi się po odbiór swojej dokumentacji, pracodawca będzie mógł ją – według własnego uznania – albo wydać pracownikowi albo zniszczyć.

Nowa informacja do świadectwa pracy

W związku z możliwością odebrania przez pracownika jego dokumentacji, w terminie, o którym mowa w akapicie poprzedzającym, od 1 stycznia 2019 r. – w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie miał obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie w/w miesiąca.

Uwaga na przepisy przejściowe

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczyć będzie, co do zasady, stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.  Do stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem zastosowanie ma dotychczasowy 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jednakże, do stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. – w przypadku złożenia przez pracodawcę dodatkowego raportu informacyjnego do zakładu ubezpieczeń społecznych, pracodawca będzie mógł zastosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji (liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony).

Trzymamy kciuki i zapraszamy na szkolenia naszej Akademii! 

*****

Przeczytaj też: Wolna Wigilia i Sylwester 2018 r. 

Wolna wigilia i sylwester – 2018 rok

Monika Drab-Grotowska07 listopada 2018Komentarze (0)

Wigilia i Sylwester mają być wolne do odpracowania – pozostało mało czasu dla Zarządów do podjęcia takiej decyzji.

Wolna wigilia i sylwester

Zdecydowana część firm w bieżącym 2018 roku planuje udzielić pracownikom wolnego w Wigilię i Sylwestra – wypadają one bowiem w dwa kolejne poniedziałki, przed którymi są wolne niedziele i po których następują ustawowo wolne wtorki. Zarządy powinny podjąć w związku z tym decyzję, czy wolne jest dawane pracownikom jako „świąteczny prezent”, czy też z obowiązkiem odpracowania – na to bowiem – w praktyce – zostało bardzo mało czasu.

Wolne bez konieczności odpracowania

Jeśli wolna Wigilia i Sylwester mają być „świątecznym prezentem dla pracowników” (bez konieczności odpracowania), to wystarczy ich o tym fakcie zawiadomić, a za niedopracowany w związku z tym czas zapłacić. Pracodawca ma bowiem prawo, co do zasady, zlecić pracownikom mniej pracy niż to wynika z obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy, pod warunkiem, że i tak wypłaci wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar.

Przykład:

Firma doradcza zatrudnia pracowników pracujących od poniedziałku do piątku. Ponieważ w tym roku Wigilia i Sylwester przypadają na dwa kolejne poniedziałki, przed którymi jest wolna niedziela oraz po których jest dzień ustawowo wolny od pracy, Zarząd podjął decyzję o udzieleniu pracownikom na te dni wolnego. Postanowił również, iż pracownicy nie muszą odpracowywać tych dni, mając jednocześnie świadomość, iż z powodu takiego niedopracowania wymiaru pracownikom nie można pomniejszyć wynagrodzenia, czyli de facto, trzeba zapłacić im za grudzień pełną miesięczną stawkę wynikającą z umowy o pracę.

O zwolnieniu od pracy w tych dwóch dniach firmy powinny poinformować pracowników, co do zasady, nie później niż tydzień przed rozpoczęciem grudnia. Z takim bowiem wyprzedzeniem powinno się podawać plan pracy do wiadomości pracowników. Jednakże jeśli osoby zarządzające firmami podejmą taką decyzję później – nie będzie to stanowiło problemu prawnego. Taka decyzja jest bowiem korzystniejsza dla pracowników, niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy (tu: o wymiarze czasu pracy), a co za tym idzie, nawet, gdyby pracownicy zostali powiadomieni o niej w ostatniej chwili, nie będzie stanowić to wykroczenia pracodawcy i nie będzie mogło wiązać się z żadnymi ujemnymi konsekwencjami dla pracodawcy.

Wigilia i Sylwester wolne z obowiązkiem odpracowania 

Zdecydowana większość firm podejmuje jednak decyzję o udzieleniu pracownikom wolnego w Wigilię i Sylwestra, ale z koniecznością odpracowania tych dni. Osoby zarządzające mają bowiem świadomość, iż w takich dniach pracownicy raczej mało myślą o pracy, a więcej zajmują się planowaniem świąt czy zabawy sylwestrowej. Dlatego wolą udzielić im w tych terminach wolnego z obowiązkiem jego odpracowania. Takie rozwiązanie jest również prawnie dopuszczalne. Trzeba jednak pamiętać, iż odpracowanie wolnego może nastąpić jedynie w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym to wolne jest pracownikom udzielane.

W firmach zatem, w których występuje miesięczny okres rozliczeniowy, pracodawcy mogą polecić odpracowanie Wigilii i Sylwestra w soboty, ale tylko przypadające w grudniu. Tam zaś, gdzie okres rozliczeniowy jest dłuższy, np. trzymiesięczny i przypada np. na miesiące od października do grudnia – odpracowanie może wystąpić w tym okresie, czyli np. jedna sobota może być wyznaczona jako pracująca w listopadzie, a druga w grudnia, albo dwie w listopadzie czy też dwie w grudniu – ważne, żeby były w tym samym okresie rozliczeniowym.

Są też takie zakłady pracy, w których okres rozliczeniowy dłuższy niż miesięczny przypada na kawałek bieżącego roku i część kolejnego, np. czteromiesięczny okres rozliczeniowy, który rozpoczyna się w listopadzie i kończy z upływem lutego. W takich przypadkach –  choć jest ich zdecydowanie mniej – odpracowanie grudniowych wolnych dni może przypadać nawet w styczniu czy w lutym. Ograniczeniem jest tu bowiem jedynie trwający okres rozliczeniowy.

Odpracowanie wolnego w sobotę nie zawsze dopuszczalne

Podejmując decyzję o udzieleniu pracownikom wolnej Wigilii i Sylwestra Zarząd powinien pamiętać jeszcze o jednej kwestii. Odpracowanie tych dni w soboty jest dopuszczalne tylko w tych firmach, w których przepisy wewnątrzzakładowe (regulamin pracy, zakładowy układ zbiorowy pracy) nie wyłączają planowania pracownikom pracy w takim dniu. Jeśli zatem w treści takich przepisów znajduje się regulacja, zgodnie z którą „pracownicy pracują od poniedziałku do piątku” lub „soboty są dniami wolnymi od pracy” (albo podobna), to oznacza to, że praca w sobotę może być polecona tylko w razie szczególnych potrzeb pracodawcy (nieplanowanych i niemożliwych do przewidzenia), konieczności usuwania awarii, ratowania życia ludzkiego, ochrony zdrowia lub środowiska.

Nie jest zatem możliwe w takich przypadkach, aby pracodawca polecił pracownikom odpracowanie w tych dniach wolnej Wigilii czy Sylwestra – te bowiem okoliczności są elementem planowania. 

*****

Poczytaj też: 12 listopada – wolny czy pracujący? 

czas pracy w firmieJeśli ustawa ustanawiająca 12 listopada jednorazowym świętem wejdzie w życie, nie wszystkie firmy będą musiały zrezygnować z pracy tego dnia. Nie będzie to dotyczyło np. firm, w których pracownicy pracują na zmiany.

Takie pytanie dzisiaj padło w naszej sali konferencyjnej :

Jestem członkiem zarządu firmy, która świadczy usługi teleinformatyczne. Nasi informatycy pracują, co do zasady, od poniedziałku do piątku. Na dwie zmiany – w godzinach od 6.00 do 14.oo oraz od 14.00 do 22.00. Święta są dla nich wolne od pracy. Na 12 listopada firma ma zaplanowane dużo wdrożeń – ponieważ miał być to zwykły dzień pracy.

W przypadku, gdy okaże się, że ustawa ustanawiająca 12 listopada jednorazowym dniem świątecznym wejdzie w życie, będziemy mieć ogromny kłopot z udzieleniem pracownikom w tym dniu wolnego – prace wdrożeniowe w tym dniu wynikają bowiem z umów zawartych z klientami lub z ustalonych z klientami kalendarzy. Czy mamy jakieś wyjście z tej sytuacji?

Nasza porada:

Jeśli ustawa ustanawiająca 12 listopada 2018 r. jednorazowym dniem świątecznym wejdzie w życie, to dzień ten stanie się dla pracodawców oraz pracowników świętem, z wszelkimi prawami i obowiązkami z tego faktu płynącymi. Będzie zatem trzeba ten dzień – z punktu widzenia przepisów prawa pracy –  traktować, jak każde inne święto.

Wszystkim pracownikom obniży ono zatem wymiar czasu pracy o 8 godzin. W okresie rozliczeniowym obejmującym listopad pracownicy zyskają więc, co do zasady, dodatkowy dzień wolny od pracy (czyli o 8 godzin pracy mniej).

 Dla pracowników, którzy pracują, zwykle, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt, 12 listopada stanie się z mocy uchwalonych przepisów, dniem wolnym od pracy. Ci pracownicy, ponieważ święta mają wolne, 12-ego listopada również nie będą pracować. Dla pracowników zaś, którzy świadczą swoje obowiązki także w święta – w przypadkach, gdy jest to dozwolone ze względu na rodzaj pracy lub jej organizację (zgodnie z art. 15110 Kodeksu pracy) – ten dodatkowy świąteczny dzień spowoduje, że w okresie rozliczeniowym obejmującym listopad, uzyskają dodatkowy dzień wolny – albo pracodawca zaplanuje go właśnie na 12 listopada, albo wskaże w grafikach pracowników jakiś inny dzień wolny z tego tytułu – w tym samym okresie rozliczeniowym.

W przypadku pracowników, którzy co do zasady pracują od poniedziałku do piątku, a święta mają wolne od pracy, lecz którzy pracują w zmianowej organizacji czasu pracy pracodawca ma dwie możliwości – albo 12 listopada – jako dzień świąteczny – uzna za wolny od pracy, albo postanowi, że pracownicy w tym dniu będą pracować, a w zamian wyznaczy im dzień wolny z tego tytułu w innym terminie (w okresie rozliczeniowym).

Praca zmianowa – jako taka – jest bowiem okolicznością, która sama w sobie uzasadnia możliwość polecenia (zaplanowania) pracownikom pracy w święto, z obowiązkiem wyznaczenia innego dnia wolnego z tego tytułu w innym terminie tego samego okresu rozliczeniowego.

Jeśli zatem informatycy, o których pisze Pan w pytaniu, pracują co do zasady od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt, to mimo, iż święta są dla nich dniami wolnymi od pracy, ze względu na stosowanie zmianowej organizacji czasu pracy – pracodawca ma prawo zaplanować im pracę na święto (tu: np. 12 listopada) jedynie wyznaczając w zamian wolne w innym terminie.

Ale uwaga:

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy albo w obwieszczeniu (w przypadku pracodawcy, który nie tworzy regulaminu pracy i nie jest objęty postanowieniami układu zbiorowego pracy) lub – ewentualnie – umowie o pracę, pracownicy mieliby zagwarantowane prawo do wolnych świąt.

W takim przypadku zaplanowanie im pracy na 12 listopada 2018 r., jeśli zostanie on ogłoszony dniem świątecznym, jest prawnie niedopuszczalne.