Monika Drab-Grotowska

radca prawny

Jestem partnerem w kancelarii Drab - Grotowska Juszczyńska, Achler reprezentuję strony w postępowaniach sądowych, specjalizuję się w prawie pracy, prawie cywilnym oraz szeroko pojętym prawie gospodarczym.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Dokumentacja pracownicza – albo papierowa albo elektroniczna

Monika Drab-Grotowska04 stycznia 2019Komentarze (0)

Drogi Czytelniku, 

Dziś kompleksowo o dokumentacji pracowniczej po zmianach, bo jako Zarząd musisz podjąć/zlecić HR konkretne działania.

elektroniczna dokumentacja pracowniczaWeszło już w życie nowe rozporządzenie z ciekawymi zapisami i wszyscy mnie o to pytają ☺ więc piszę.

Zatem…

Muszę zacząć nudno☺ – Zgodnie z art. 94 ust. 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację każdego zatrudnionego w swojej firmie pracownika. Dotychczas dokumentacja – w każdym aspekcie – musiała być prowadzona w formie pisemnej. Oznaczało to, że każdy dokument ze stosunku pracy musiał posiadać formę papierową – ona bowiem jako jedyna była dotychczas dopuszczalna. Taka zasada dotyczyła zarówno teczek osobowych pracowników, jak i pozostałej dokumentacji kadrowo-płacowej.

Albo papierowa albo elektroniczna

Od 1 stycznia 2019 r. została uchwalona w tym zakresie zmiana obowiązujących przepisów. Od tej daty dopuszczalna będzie jedna z dwóch alternatywnych form prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej. Pracodawca będzie mógł tworzyć i prowadzić ją w wersji papierowej albo elektronicznej – według własnego uznania. Ważne jest jednak, iż podejmując decyzję o określonym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca (Zarząd)  będzie musiał być konsekwentny – sposób ten będzie obowiązywał dla całości dokumentacji. Nie będzie zaś można korzystać po części z dokumentacji papierowej, a po części z elektronicznej. Dopuszczalne będzie prowadzenie i przechowywanie tylko całej dokumentacji albo w formie papierowej, albo w formie elektronicznej – nie zaś mieszanej.

Pozostanie przy wersji papierowej

Firmy, które podejmą decyzję, że od 1 stycznia 2019 r. będą kontynuowały prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w formie papierowej, nie będą musiały spełnić żadnych dodatkowych wymogów w zakresie informowania pracowników o zasadach prowadzenia takiej dokumentacji.

Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną 

Pracodawcy, którzy postanowią zmienić dotychczasową dokumentację na elektroniczną i w takiej formie prowadzić ją w przyszłości muszą mieć świadomość obowiązujących dla takiego procesu regulacji prawnych. 

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby. Opatrzenie dokumentu takim podpisem lub pieczęcią będzie miało na celu potwierdzenie jego zgodność „pierwotnym” dokumentem papierowym.

Co więcej, jeśli pracodawca będzie miał zamiar powrócić do papierowej wersji dokumentacji pracowniczej będzie mógł to w każdej chwili uczynić. Zmiana taka będzie zaś następowała poprzez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca decydujący się na zmianę formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (na początek – z pisemnej na elektroniczną, ale w przyszłości również z elektronicznej na pisemną) będzie miał obowiązek poinformowania pracowników – w sposób u niego przyjęty – o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W związku z taką zamianą pracownik będzie miał prawo w terminie 30 dni od dnia przekazania mu informacji w tym zakresie – odebrać poprzednią postać dokumentacji. W razie nie skorzystania przez pracownika z tego uprawnienia, pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji  nie będzie to jednak obowiązkiem pracodawcy. Jest to jedyna okoliczność, kiedy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. przepisy będą dopuszczały przechowywanie dokumentacji pracowniczej w dwóch formach (nieodebranej przez pracownika dokumentacji, którą pracodawca przekonwertował na formę elektroniczną lub papierową wraz z nową „przekonwertowaną” wersją). 

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – 10 lat

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, bez względu na formę tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Okres przechowywania tej dokumentacji będzie jednak skrócony z 50 lat, tak jak to było dotychczas, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie, chyba, ze przepisy szczególne będą ustanawiały inny okres przechowywania tej dokumentacji. 

Problem teczek osobowych przy ponownym zatrudnieniu – rozwiązany

Dotychczas, w powszechnie obowiązujących przepisach, brak było regulacji dotyczącej sposobu postępowania w razie ponownego zatrudnienia pracownika w tej samej firmie. Pracodawcy nie wiedzieli czy powinni w takiej sytuacji do nowo nawiązanego stosunku pracy wykorzystać wcześniej stworzoną teczkę osobową, czy też założyć nową. Ten dylemat został rozwiązany w ramach omawianej nowelizacji.

Od 1 stycznia 2019 r. w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, w którym pracodawca będzie jeszcze przechowywał poprzednią dokumentację (czyli w okresie 10 lat od zakończenia wcześniejszego stosunku pracy), firma będzie musiała kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. W przypadku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. 

Prawo pracownika do odbioru dokumentacji kadrowo-płacowej

Pracodawca po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonego od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy pracownika ulegnie zakończeniu, będzie miał obowiązek przechowywać tę dokumentację jeszcze przez jakiś czas. Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, do końca kolejnego miesiąca kalendarzowego, pracownik będzie miał prawo zgłosić się po odbiór tejże dokumentacji. Dopiero jeśli w tym czasie pracownik nie skorzysta ze swojego uprawnienia, pracodawca uzyska nie tylko prawo ale też obowiązek zniszczenia dokumentacji. Nie będzie musiał zrobić tego wprawdzie natychmiast, będzie miał na to kolejnych 12 miesięcy.

W tym czasie (czyli już po 1-miesięcznym okresie na odbiór dokumentacji przez pracownika),jeśli pracownik zgłosi się po odbiór swojej dokumentacji, pracodawca będzie mógł ją – według własnego uznania – albo wydać pracownikowi albo zniszczyć.

Nowa informacja do świadectwa pracy

W związku z możliwością odebrania przez pracownika jego dokumentacji, w terminie, o którym mowa w akapicie poprzedzającym, od 1 stycznia 2019 r. – w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie miał obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie w/w miesiąca.

Uwaga na przepisy przejściowe

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczyć będzie, co do zasady, stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.  Do stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem zastosowanie ma dotychczasowy 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jednakże, do stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. – w przypadku złożenia przez pracodawcę dodatkowego raportu informacyjnego do zakładu ubezpieczeń społecznych, pracodawca będzie mógł zastosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji (liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony).

Uff, to chyba wszystko☺ 

A jak jeszcze czegoś nie wiesz, to zapraszam do zorganizowania szkolenia zamkniętego np.:

https://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/prawo-pracy-dla-kadry-zarzadzajacej-szkolenie-z-prawa-pracy/

O dokumentacji pracowniczej pisałam również w artykule pt.: Jak płacić wynagrodzenia po 1 stycznia 2019 r. – zmiana formy wypłaty wynagrodzenia.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Drab-Grotowska, Juszczyńska, Achler Radcowie prawni i adwokaci spółka partnerska Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Drab-Grotowska, Juszczyńska, Achler Radcowie prawni i adwokaci spółka partnerska z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem sekretariat@dja-legal.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: